Una empresa está subcontratando cuando compra productos o servicios de un proveedor externo, en lugar de realizar el mismo trabajo dentro de sus propias instalaciones, con el fin de reducir costos. La decisión de subcontratar es una de las principales estrategias para la mayoría de las empresas, ya que implica sopesar los posibles ahorros de costes frente a las consecuencias de una pérdida de control sobre el producto o servicio. Algunos ejemplos comunes de subcontratación incluyen la fabricación de componentes, los servicios de programación de computadoras , el cumplimiento tributario y otros aspectos contables. funciones, y nómina y otras funciones de recursos humanos. Una tendencia relativamente nueva en la subcontratación es el arrendamiento de empleados, en el que los proveedores especializados reclutan, contratan, capacitan y pagan a los empleados de sus clientes, además de organizar la cobertura de atención médica y otros beneficios. Un estudio citado en Industrial Management indicó que el mercado global de subcontratación estaba creciendo a una tasa del 10 por ciento por año, y se esperaba que alcanzara los $ 121 mil millones para el año 2000.
El crecimiento de la subcontratación es en parte el resultado de un cambio general en la filosofía empresarial. Antes de mediados de la década de 1980, muchas empresas buscaban adquirir otras empresas y diversificar sus intereses comerciales para reducir el riesgo. Sin embargo, a medida que más empresas descubrieron que había ventajas limitadas en la gestión de un gran grupo de negocios no relacionados, muchas comenzaron a desinvertir en subsidiarias. y reorientar sus esfuerzos en una o unas pocas áreas de negocio estrechamente relacionadas. Las empresas intentaron identificar o desarrollar una “competencia central”, una combinación única de experiencia y conocimientos que proporcionaría una fuente de ventaja competitiva en una industria determinada. Todos los aspectos de las operaciones de la empresa se alinearon en torno a la competencia central, y luego se subcontrataron las actividades o funciones que no se consideraron necesarias para preservarla.
Por lo tanto, la subcontratación exitosa requiere una sólida comprensión de las capacidades de la organización y la dirección futura. Como explicó William R. King en Information Systems Management, “Las decisiones relativas a la subcontratación de funciones importantes se encuentran entre las más estratégicas que puede tomar una organización, porque abordan la elección organizativa básica de las funciones para las que se desarrolla y nutre la experiencia interna y aquellas para lo cual se adquiere dicha experiencia. Estas son decisiones básicas con respecto al diseño organizacional ” La subcontratación basada únicamente en una comparación de costos puede llevar a las empresas a perder oportunidades de adquirir conocimientos que podrían conducir al desarrollo de nuevos productos o tecnologías. Business Week llamó a las empresas que habían subcontratado demasiadas de sus funciones básicas como “corporaciones huecas” y afirmó que habían renunciado a su razón de ser.
La subcontratación se puede realizar en diversos grados, desde la subcontratación total hasta la subcontratación selectiva. La subcontratación total puede implicar el desmantelamiento de departamentos o divisiones enteros y la transferencia de los empleados, las instalaciones, el equipo y la responsabilidad total de un producto o función a un proveedor externo. Por el contrario, la subcontratación selectiva puede apuntar a una sola tarea que requiere mucho tiempo dentro de un departamento, como preparar la nómina o fabricar un componente menor, que puede ser manejado de manera más eficiente por un especialista externo. Lo opuesto a la subcontratación es la internalización, cuando una función del personal dentro de una empresa comercializa su producto o servicio tanto a clientes externos como internos.
A fines de la década de 1990, el 93 por ciento de los ejecutivos en América del Norte y Europa informaron que subcontrataron al menos una función comercial. Algunos líderes empresariales llevaron la subcontratación más lejos que nunca, formando asociaciones intrincadas con otras empresas y subcontratando más que solo tareas mundanas. “Hoy en día, las relaciones de subcontratación han evolucionado de contratos unidimensionales basados en ahorros de costos a asociaciones multidimensionales que respaldan el negocio principal de las corporaciones clientes”, afirmó el CEO Bill Concannon en Industrial Management. “La tendencia es que las relaciones de subcontratación funcionen cada vez más como asociaciones. Los proveedores de subcontratación están asumiendo una responsabilidad cada vez mayor en ámbitos que tradicionalmente han permanecido internos, como la estrategia corporativa, la gestión de la información, la inversión empresarial y las iniciativas de calidad interna”.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
DE LA TERCERIZACIÓN
Las empresas que deciden subcontratar lo hacen por varias razones. La razón principal es lograr ahorros de costos o un mejor control de costos sobre la función subcontratada. Las empresas generalmente subcontratan a un proveedor que se especializa en una función determinada y realiza esa función de manera más eficiente que la empresa. En promedio, las empresas de subcontratación obtienen un ahorro de costos del 9 por ciento y un aumento del 15 por ciento en capacidad y calidad, según el Instituto de subcontratación. Sin embargo, los ahorros de costos anticipados a veces no se materializan porque el proveedor debe obtener ganancias y porque la empresa incurre en costos de transacción adicionales al interactuar con el proveedor. Otra razón común para la subcontratación es lograr reducciones de personal o minimizar las fluctuaciones en la dotación de personal que pueden ocurrir debido a cambios en la demanda de un producto o servicio. Las empresas también subcontratan para reducir la carga de trabajo de sus empleados o para brindar más oportunidades de desarrollo a sus empleados liberándolos de tareas tediosas.
Algunas empresas subcontratan para eliminar las distracciones y obligarse a sí mismas a concentrarse en sus competencias básicas. Otros subcontratan para lograr una mayor flexibilidad financiera, ya que la venta de activos que anteriormente respaldaban una función subcontratada puede mejorar el flujo de caja de una empresa . Un posible error en este razonamiento es que muchos proveedores exigen contratos a largo plazo , lo que puede reducir la flexibilidad. Una razón común para subcontratar la programación de computadoras y otras tecnologías de la información. funciones es obtener acceso a nuevas tecnologías y conocimientos externos. Algunos expertos afirman, sin embargo, que las empresas están expuestas a las nuevas tecnologías por parte de los proveedores de todos modos, y que simplemente podrían contratar personas con la experiencia que buscan. Pero esto no es cierto para las pequeñas empresas, que a menudo no pueden permitirse contratar expertos en informática o desarrollar la experiencia interna para mantener la tecnología de alto nivel. Cuando se subcontratan tales tareas, la pequeña empresa obtiene acceso a nueva tecnología que puede ayudarla a competir con empresas más grandes.
La política de la empresa es otra razón común para la subcontratación. Por ejemplo, algunas empresas pueden comenzar a subcontratar iniciativas después de observar los esfuerzos exitosos de un competidor. Otros pueden ser empujados hacia la subcontratación por gerentes que buscan ganancias personales o por el deseo de eliminar departamentos problemáticos. Por último, la subcontratación ofrece una opción atractiva para las empresas de nueva creación a medida que crecen. En estos casos, la subcontratación puede liberar al empresario de tareas tediosas y lentas, como la nómina, para que pueda concentrarse en las actividades de marketing y ventas que permitirán a la empresa ganar dinero.
Algunas de las principales desventajas potenciales de la subcontratación incluyen un control de calidad deficiente , una menor lealtad a la empresa, un proceso de licitación prolongado y una pérdida de alineación estratégica. También puede haber ventajas inherentes al mantener ciertas funciones internamente. Por ejemplo, los empleados de la empresa pueden tener una mejor comprensión de la industria y sus intereses creados pueden significar que es más probable que tomen decisiones de acuerdo con los objetivos de la empresa. Una regla general es que las empresas nunca deben subcontratar ninguna función que afecte directamente la calidad o el servicio.
PASOS PARA UNA TERCERIZACIÓN EXITOSA
Una vez que una empresa ha tomado la decisión de subcontratar, todavía hay una serie de factores que debe considerar para realizar una transición exitosa y formar una relación de socio con el proveedor. En National Underwriter Life and Health, Ethel Scully recomendó una serie de pasos a seguir para las empresas. En primer lugar, la empresa debe determinar qué tipo de relación de subcontratación satisfará mejor sus necesidades. Algunas empresas comparten la toma de decisiones estratégicas con sus proveedores, mientras que otras subcontratan solo de forma limitada, según sea necesario.
A continuación, la empresa necesita obtener el apoyo de personal clave para la decisión de subcontratar. Muchas empresas encuentran resistencia por parte de los empleados que sienten que sus trabajos se ven amenazados por la subcontratación. Esto es particularmente importante en las empresas donde los trabajadores están representados por sindicatos. A mediados de la década de 1990, el tema de la subcontratación fue clave en varias huelgas de United Auto Workers contra los fabricantes de automóviles estadounidenses. Scully sugirió formar un equipo compuesto por un experto en subcontratación, representantes de la alta dirección y recursos humanos, y los gerentes de todas las áreas afectadas de la empresa para ayudar a abordar las inquietudes de los empleados sobre la decisión. Para mantener la lealtad y la productividad de los trabajadores restantes, también puede ser útil diseñar programas para ayudar a los trabajadores que puedan ser desplazados debido a la subcontratación.
Una vez que se han abordado los problemas relacionados con las personas, la empresa puede comenzar a ponerse en contacto con los proveedores potenciales, ya sea formal o informalmente, y hacer preguntas específicas sobre los servicios prestados y los términos del contrato. Idealmente, el proveedor tendrá experiencia en el manejo de negocios similares y podrá dar a las necesidades del cliente la prioridad que se merecen “. Considere el conocimiento de la empresa de servicios de la totalidad de su negocio, su voluntad de personalizar el servicio y su compatibilidad con los de su empresa. cultura empresarial, así como el costo a largo plazo de sus servicios y su solidez financiera “, dijo el proveedor de servicios Carl Schwenker en Money.
Por último, la empresa debe seleccionar un proveedor en el que confíe para desarrollar una relación de socio mutuamente beneficiosa. Es importante que la empresa desarrolle medidas tangibles del desempeño laboral antes de celebrar un acuerdo, así como incentivos financieros para alentar al proveedor a cumplir con los plazos y controlar los costos. El contrato debe definir claramente las responsabilidades y los criterios de desempeño, describir las reglas de confidencialidad y los derechos de propiedad sobre nuevas ideas o tecnología, e incluir un medio para romper la relación si es necesario. Dado que es probable que el proveedor tenga más experiencia en la preparación de acuerdos de subcontratación que una pequeña empresa cliente, también puede ser útil consultar con un abogado durante las negociaciones del contrato.