La teneduría de libros es ese aspecto de la contabilidad que se ocupa de la mecánica de llevar cuentas, libros de contabilidad y diarios, incluida la contabilización de asientos y la realización de balances de prueba. La contabilidad proporciona el apoyo necesario para asuntos contables como la preparación de estados financieros, informes de costos y declaraciones de impuestos.
La contabilidad implica realizar un seguimiento de las transacciones financieras de una empresa y realizar entradas en cuentas específicas utilizando el sistema de débito y crédito. Cada entrada representa una transacción comercial diferente. Cada sistema de contabilidad tiene un plan de cuentas que enumera las cuentas reales y las categorías de cuentas. Por lo general, hay al menos una cuenta para cada elemento en el balance y el estado de resultados de una empresa . En teoría, no hay límite para el número de cuentas que se pueden crear, aunque el número total de cuentas suele estar determinado por la dirección. necesidad de información.
El proceso de contabilidad comprende cuatro pasos básicos: (I) analizar las transacciones financieras y asignarlas a cuentas específicas; (2) escribir asientos de diario originales que acrediten y carguen las cuentas correspondientes; (3) contabilizar asientos en cuentas contables; y (4) ajuste de asientos al final de cada período contable. La contabilidad se basa en dos principios básicos. Una es que cada débito debe tener un crédito igual. El segundo, que todas las cuentas deben equilibrarse, se deriva del primero. Los asientos contables se realizan en un diario, que es un registro cronológico de todas las transacciones. Las entradas de diario se realizan normalmente en una computadora a partir de documentos en papel que contienen información sobre la transacción que se registrará. Las entradas de diario se pueden realizar a partir de facturas, órdenes de compra,
Los asientos del diario asignan cada transacción a una cuenta específica y registran los cambios en esas cuentas usando débitos y créditos. La información contenida en los asientos del diario se contabiliza en las cuentas del libro mayor. La contabilización es el proceso mediante el cual se modifican los saldos de cuentas en el libro mayor correspondiente. Si bien los saldos de las cuentas pueden registrarse y calcularse periódicamente, la única vez que se cambian los saldos de las cuentas en el libro mayor es cuando un asiento del diario indica que tal cambio es necesario. La información que aparece cronológicamente en el diario se reclasifica y se resume en el libro mayor cuenta por cuenta.
Los contables pueden tomar balances de prueba de vez en cuando para asegurarse de que los asientos del diario se hayan registrado con precisión en cada cuenta. Un balance de prueba simplemente significa que se toman los totales de todos los saldos deudores y acreedores en las cuentas del libro mayor. Los saldos deudores y acreedores deben coincidir; si no coinciden, significa que se han cometido uno o más errores y se deben encontrar.
Otros aspectos de la contabilidad incluyen realizar asientos de ajuste que modifiquen los saldos de las cuentas para que reflejen con mayor precisión la situación real al final de un período contable. Los asientos de ajuste generalmente implican costos e ingresos no registrados asociados con transacciones continuas, o costos e ingresos que deben distribuirse entre dos o más períodos contables.
Otro procedimiento de contabilidad implica el cierre de cuentas. La mayoría de las empresas tienen cuentas temporales de ingresos y gastos que se utilizan para proporcionar información para el estado de resultados de la empresa. Estas cuentas se cierran periódicamente al patrimonio neto de los propietarios para determinar la ganancia o pérdida de todas las transacciones de ingresos y gastos. Se crea una cuenta denominada resumen de ingresos (o pérdidas y ganancias) para mostrar los ingresos o pérdidas netos de un período contable en particular. Cerrar asientos significa reducir el saldo de las cuentas temporales a cero, mientras se carga o acredita la cuenta resumen de ingresos.
Un libro mayor es una colección de cuentas relacionadas y puede llamarse libro mayor de cuentas por pagar, libro mayor de cuentas por cobrar o libro mayor general, por ejemplo. Antes de la contabilidad basada en computadora, los libros contables eran libros encuadernados reales. En los sistemas de contabilidad basados en computadora, los libros mayores se refieren a colecciones de cuentas relacionadas, y el libro mayor general contiene todas las cuentas.