La supervisión es un término algo incomprendido en su contexto empresarial. Generalmente, la supervisión se aplica a la gestión de los empleados de primer nivel o de producción. Mucha gente lo usa indistintamente con la administración. Los términos no siempre son sinónimos.
La supervisión es administrar a otros a través del liderazgo. e influencia personal. La gestión significa simplemente hacer las cosas, no necesariamente a través de la coordinación de los esfuerzos de otras personas. Por lo tanto, un individuo puede ser un buen administrador sin tener que tratar con personas. Sin embargo, un supervisor ejerce habilidades prácticas de influencia y liderazgo para guiar a otros. Los supervisores efectivos comparten muchas cualidades, incluida la capacidad de mantener la distancia de sus empleados sin perder la conciencia de sus actividades, pero sin dejar de preocuparse por su productividad y bienestar. De manera similar, los supervisores efectivos son directos y justos en su trato con los empleados bajo su dirección. Cuando los supervisores cumplen con sus funciones de manera eficaz, la productividad aumenta y los empleados disfrutan de una mayor satisfacción laboral.
PANORAMA HISTORICO
Históricamente, los supervisores no estaban capacitados para tratar con subordinados. Más bien, se las arreglaron por la fuerza y la intimidación. No fue hasta principios del siglo XX que la supervisión se convirtió en un tema de estudio entre los teóricos de la gestión.
A principios de la década de 1900, investigadores como Frederick W. Taylor (1856-1915), Frank Gilbreth (1868-1925) y Lillian Gilbreth (1878-1972) y Chester Barnard (1886-1961) comenzaron a analizar qué motivaba a los trabajadores. Taylor, a quien a menudo se le llama el “padre de la gestión científica”, publicó dos libros, Shop Management (1903) y Principles of Scientific Management (1911), en el que dijo que era trabajo de la gerencia establecer métodos y estándares de trabajo y proporcionar incentivos a los trabajadores para aumentar la producción. Unos años más tarde, los Gilbreth comenzaron a concentrarse en los estudios de tiempo y movimiento y en la mejora de los métodos de trabajo. El enfoque de los Gilbreth fue buscar la mejor manera de producir un determinado producto y luego hacer que los gerentes enseñen a todos los trabajadores la mejor manera. Barnard desarrolló lo que se conoce como la teoría de la aceptación, que sugería que para que los gerentes fueran efectivos, los trabajadores tenían que aceptar su autoridad. Por el contrario, la dirección también debe tomar medidas para garantizar una supervisión eficaz de los empleados. Los supervisores requieren capacitación, deben contar con objetivos de desarrollo personal y profesional, necesitan el respaldo total de la jerarquía corporativa y están bien atendidos por el mantenimiento de un centro de recursos de supervisión corporativa.
LOS TRES NIVELES DE GESTIÓN
Hay tres niveles de gestión: ejecutivo, medio y supervisor. Técnicamente hablando, la administración es el proceso mediante el cual un individuo o grupo dirige el uso de recursos, por ejemplo, dinero, personas y cosas, hacia metas comunes. Generalmente, los gerentes ejecutivos son responsables de la planificación general, la estrategia, la estructura, etc. Su función es supervisar las operaciones totales y, por lo general, no tienen mucho que ver con el proceso de producción real. Establecen la misión y los objetivos de la empresa y dejan la gestión de la producción a los dos niveles siguientes.
Los gerentes de nivel medio administran a otros gerentes, es decir, los supervisores. Generalmente tienen menos formación técnica que los supervisores de primer nivel. Se les evalúa más por sus habilidades de gestión que por sus habilidades técnicas. Dado que dedican más tiempo a la gestión, la supervisión de la producción se deja a los gerentes de primer nivel, los supervisores.
EL PAPEL Y LAS
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
Los supervisores juegan un papel importante en el entorno empresarial. Su trabajo principal es asegurarse de que el trabajo realizado por los empleados se complete a tiempo y con el más alto nivel de calidad. Para completar esta tarea, deben conocer el proceso de producción y comprender el comportamiento humano. El suyo es un trabajo lleno de presión.
Los supervisores realizan una amplia gama de funciones, todas las cuales están estrechamente entrelazadas. Por ejemplo, deben ser excelentes comunicadores. Su trabajo consiste en redactar informes, cartas, memorandos, evaluaciones de desempeño y toda la gama de documentos que las empresas necesitan para operar. Deben sentirse igualmente cómodos al comunicarse con los directores ejecutivos y los trabajadores de producción de la cadena de montaje. Deben poder realizar reuniones eficaces. Deben monitorear cuidadosamente los objetivos, estrategias, tácticas y programas de producción de la organización. Deben conocer las reglas sindicales cuando corresponda. Deben ser entrenadores, confidentes, expertos en informática, definidores de objetivos; en resumen,
SUPERVISOR COMO COMUNICADOR.
Se requiere que los supervisores se comuniquen con una variedad de personal en el curso de sus trabajos. Los enfoques que podrían mejorar la productividad de las personas de 20 años, por ejemplo, no son generalmente aplicables a las personas de 50 años. Del mismo modo, los supervisores deben tratar con personas con una amplia gama de estilos personales, independientemente de sus edades y antecedentes. Los supervisores deben poder escribir y hablar de manera concisa, clara, coherente y cortés con los gerentes superiores, los trabajadores de producción, los clientes, los proveedores y otras personas interesadas en las actividades de la organización. Es responsabilidad del supervisor iniciar el proceso de comunicación ascendente para informar a los gerentes intermedios y superiores sobre los problemas de producción, el cumplimiento de los programas de producción, variaciones presupuestarias y otros asuntos. Además, los supervisores deben poder reaccionar a las comunicaciones descendentes de los gerentes superiores para abordar los problemas de la manera más rápida y eficiente posible.
Los mecanismos de supervisión de informes generalmente involucran informes orales y escritos necesarios para proteger a sus trabajadores, la organización y ellos mismos de acciones legales. Por ejemplo, los supervisores deben saber cuándo y de qué forma documentar los problemas con el personal, qué formularios reglamentarios deben completarse, a quién deben presentarse y con qué frecuencia deben realizarse. Los supervisores también deben comprender las leyes y las pautas éticas que rigen la vigilancia de los empleados mientras se esfuerzan por monitorear el desempeño de los empleados. Los problemas de privacidad juegan un papel cada vez más importante en el lugar de trabajo, ya que las prácticas que incluyen pruebas de detección de drogas, grabación de video de los empleados, revisión de los archivos informáticos de los empleados y monitoreo de las conversaciones telefónicas de los empleados se vuelven comunes en el mundo empresarial. Una gran parte del tiempo de un supervisor se dedica a la comunicación. De hecho, algunas estimaciones sugieren que los supervisores dedican hasta el 70 por ciento de su tiempo a comunicarse de una forma u otra.
SUPERVISOR COMO ENTRENADOR.
Un supervisor eficaz debe ser un formador refinado. Es parte de la responsabilidad del supervisor demostrar a los trabajadores exactamente cómo se realizan ciertos procedimientos. Los supervisores también deben ser excelentes aprendices. Los trabajadores esperan que sus supervisores sean tanto hacedores como maestros. Por lo tanto, los supervisores deben poder dominar las tareas que los trabajadores están asignados a realizar. Esta capacidad es mucho más crítica para los supervisores de primera línea que los de la gerencia media y superior, especialmente en las industrias que utilizan procesos de producción. Una comprensión profunda de todos los trabajos involucrados en un proceso de producción dado es esencial para una supervisión efectiva, ya que los supervisores son los responsables en última instancia de desplegar su fuerza laboral de la manera más productiva y eficiente posible.
SUPERVISOR COMO ESTUDIANTE.
Para los supervisores, la vida es un proceso de aprendizaje. No solo deben aprender los rudimentos de los trabajos de sus subordinados, sino que también deben aprender las habilidades básicas de supervisión. Deben tomar cursos de administración, computadoras, comunicaciones y otras habilidades que los ayudarán en sus funciones de supervisión. Si no actualizan continuamente sus habilidades, fracasarán como supervisores, algo que ni ellos ni sus organizaciones pueden permitirse.
SUPERVISOR COMO FIJADOR DE GOL.
Los supervisores son responsables de establecer metas para ellos y sus subordinados. Además, están encargados de garantizar que se cumplan los objetivos individuales y de unidad establecidos por la alta dirección. Deben sentarse con sus subordinados y trabajar juntos para establecer metas y monitorear el progreso. Esta función requiere el pleno empleo de las habilidades de comunicación del supervisor.
Los supervisores no pueden simplemente establecer metas y luego ignorarlas. Primero, deben establecer metas realistas para ellos mismos y los miembros de su personal. Luego, deben establecer canales de comunicación a través de los cuales ellos y sus subordinados monitorean el progreso. Esto implica una retroalimentación constante entre supervisores y subordinados, sin la cual los supervisores no pueden ser efectivos.
SUPERVISOR COMO EVALUADOR.
El trabajo del supervisor es evaluar a los trabajadores de forma regular. Los trabajadores aprecian la retroalimentación sobre su progreso. Por lo general, quieren evaluaciones honestas y frecuentes de su trabajo y sugerencias de sus supervisores sobre cómo mejorar su desempeño.
SUPERVISOR COMO ESPECIALISTA EN RECURSOS HUMANOS.
Los supervisores deben conocer las necesidades de sus subordinados. Por ejemplo, deben saber cómo motivar a las personas, cómo recompensarlas, cómo y cuándo disciplinarlas, y cuándo y cómo derivarlas a programas de asistencia al empleado. Pueden contar con la asistencia de especialistas en recursos humanos en algunas de estas áreas, pero la responsabilidad básica es del supervisor. Dada su presencia diaria entre sus empleados, los supervisores desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de la buena moral entre la fuerza laboral. Los empleados que están felices y se enorgullecen de su trabajo son más productivos, leales y receptivos a los objetivos y proyectos corporativos generales.
SUPERVISOR COMO EXPERTO EN COMPUTADORA.
En el entorno empresarial actual, los supervisores deben ser competentes en informática. Muchas de las funciones de administración actuales están estrechamente vinculadas a las computadoras. Por ejemplo, las computadoras se utilizan ampliamente en la toma de decisiones, la programación de la producción y el diseño de productos. Los supervisores no son responsables de muchas de las funciones que facilitan las computadoras, pero deben tener un conocimiento práctico de cómo funcionan las computadoras y su papel en el proceso de producción.
En el lado de la producción del negocio, las organizaciones confían cada vez más en la fabricación integrada por computadora (CIM). CIM comprende varios tipos de sistemas, como el diseño asistido por computadora (CAD), la fabricación asistida por computadora (CAM) y los sistemas de fabricación flexible. (FMS) para ayudar en el proceso de fabricación. CAD utiliza computadoras para preparar, revisar y evaluar geométricamente los diseños de productos. CAM utiliza computadoras para diseñar y controlar los procesos de producción. Finalmente, FMS es un sistema de fabricación que utiliza computadoras para controlar las máquinas y el proceso de producción de forma automática, de modo que se puedan manejar diferentes tipos de piezas o configuraciones de productos en la misma línea de producción. Es esencial que los supervisores comprendan cómo funcionan estos sistemas computarizados si quieren permanecer tecnológicamente actualizados. Los supervisores de primer nivel, en particular, deben mantenerse al tanto de los desarrollos en los sistemas de producción computarizados.
SUPERVISOR COMO PRODUCTOR.
El supervisor está indisolublemente ligado a la producción de bienes y servicios. Primero, los supervisores deben conocer el proceso de producción que controlan. Son responsables de una gran variedad de actividades simultáneas en el proceso de producción en curso. Por ejemplo, en gran medida controlan el programa de producción. Los supervisores están invariablemente involucrados en el diseño de la planificación de productos, la dotación de personal del proyecto, la capacitación de los empleados, la simplificación de los métodos de trabajo, el mantenimiento de los equipos y la organización de tareas y actividades, mientras se esfuerzan por mantener las relaciones con los trabajadores lo más amigables posible. Al realizar estas tareas, los supervisores deben mantener el objetivo de cumplir con las metas organizacionales o corporativas en primer plano.
Las tareas del supervisor en el proceso de producción también incluyen la gestión de equipos y materiales, como establecer pautas para el diseño del trabajo que se está realizando y seleccionar el equipo adecuado para cada trabajo. Los supervisores deben programar cuidadosamente para asegurarse de que no se pierda tiempo. Es un hecho empresarial que el tiempo de inactividad y los trabajadores son improductivos, costosos y una pérdida de inversión de capital. Por lo tanto, los supervisores deben ser administradores de tiempo eficaces y motivadores de empleados. También deben estar atentos a los desarrollos tecnológicos, ya que constantemente se realizan avances innovadores en maquinaria y técnicas de desempeño laboral.
Los supervisores deben estar atentos al futuro al realizar sus tareas. Por ejemplo, una máquina perforadora en una fábrica puede quedar obsoleta y necesitar ser reemplazada. Es un axioma en el mundo de la fabricación que lo que es correcto para un trabajo en particular hoy puede quedar obsoleto mañana. Por lo tanto, es posible que los supervisores no solo necesiten recomendar nuevos equipos, sino que también se les puede solicitar que realicen análisis económicos para justificar la compra de nueva maquinaria. En algunos casos, también se les puede pedir que mantengan la maquinaria o que actualicen los sistemas de software . Como mínimo, deben ser comunicadores eficaces que puedan convencer a la alta dirección de la necesidad de maquinaria mejorada y la justificación de los desembolsos de capital.
SUPERVISOR COMO ASESOR.
Los supervisores deben ser particularmente eficaces en su función de asesores. Los supervisores que pueden asesorar a los gerentes senior, gerentes intermedios y subordinados sobre temas que afectan sus actividades laborales son valiosos. El problema es restringir el asesoramiento solo a aquellas áreas directamente relacionadas con las necesidades de las personas en un momento determinado. La mayoría de las veces, el supervisor no brinda consejos detallados sobre temas particulares. Generalmente, el papel del supervisor es señalar a los empleados hacia profesionales calificados que puedan ser de ayuda. Eso en sí mismo requiere que los supervisores sean conscientes de dónde se pueden encontrar los profesionales adecuados.
Aparentemente, las áreas en las que los supervisores se convierten en asesores no tienen fin. En cualquier área en la que se brinde el asesoramiento, debe estar dirigido a mejorar el desempeño de las personas y cumplir con los objetivos de la organización. Como tal, los supervisores deben asesorar a los miembros del personal con respecto a su desempeño laboral y sus vidas personales en lo que respecta a los objetivos de la organización.
Hoy en día, muchas organizaciones patrocinan programas de asistencia al empleado (EAP). Estos programas brindan respuestas constructivas al abuso de sustancias, psicológicos, familiares y otros problemas personales de los empleados. A través de estos programas, los empleadores ayudan a los empleados a superar los problemas personales que afectan negativamente su desempeño e interfieren con el logro de las metas organizacionales. Los supervisores juegan un papel importante en los programas de EAP.
A menudo, es responsabilidad del supervisor reconocer los problemas que interfieren con el trabajo de los empleados. Una vez que se identifica tal problema, el supervisor debe derivar a los empleados afectados a consejeros de EAP o consejeros externos que puedan ayudar a encontrar o proporcionar tratamiento para los problemas de las personas.
El desarrollo de habilidades es otra área en la que el supervisor se convierte en asesor. Los supervisores que no alientan a sus subordinados a desarrollar sus habilidades personales y laborales están frustrando sus propios propósitos y privando a los empleados de valiosas oportunidades de capacitación y avance. Los supervisores deben tener una idea de qué capacitación está disponible, cómo se relaciona específicamente con las necesidades individuales de los empleados y dónde se puede completar dicha capacitación.
Es imperativo que los supervisores trabajen con sus empleados para establecer programas individuales de capacitación y desarrollo continuo. Para poder hacerlo, los supervisores deben conocer las fortalezas y debilidades de cada empleado y estructurar los programas de desarrollo individual en consecuencia. No es beneficioso para el supervisor o el empleado seleccionar al azar cursos de capacitación que pueden no tener ningún valor para el individuo o la organización. Por ejemplo, no tiene ningún valor enviar a un operador de máquina analfabeto en computación cuyas habilidades de comunicación son débiles a una sesión de capacitación en una hoja de cálculo. Los supervisores deben poder evaluar qué programas de formación continua beneficiarán a qué personas. Esto solo lo pueden hacer los supervisores que estén bien capacitados y sean participantes activos en programas de desarrollo continuo. Una vez más, los supervisores son simplemente asesores en el proceso de educación continua, pero sus consejos pueden hacer o deshacer a las personas y a la organización.
SUPERVISOR COMO CAMPEÓN DE IDEA.
Un campeón de ideas es un individuo que genera una nueva idea o cree en el valor de una nueva idea y la apoya frente a posibles obstáculos. Generalmente, los campeones de ideas son miembros de los niveles de supervisión inferiores. Por lo general, son personas creativas que están dispuestas a correr riesgos. En consecuencia, con frecuencia tienen problemas para convencer a los altos directivos de que una idea o un sistema en particular será beneficioso para la organización. Por lo tanto, los defensores de las ideas a menudo deben coordinar sus actividades con los patrocinadores, que en la mayoría de los casos son gerentes de nivel medio.
SUPERVISOR COMO PERRO DE SEGURIDAD AMBIENTAL.
Los supervisores contemporáneos ejemplifican los trabajadores del conocimiento prototípicos que el mundo empresarial comienza a exigir. Deben estar bien informados sobre una amplia gama de problemas ambientales y programas de seguridad en el lugar de trabajo. Los supervisores de hoy deben estar al tanto de cuestiones de política pública que no preocupaban a sus predecesores, pero que están adquiriendo mayor importancia en la actualidad.
Las empresas de hoy son ciudadanos corporativos. Como tal, sus líderes deben conocer los estatutos y las leyes administrativas que afectan a las empresas. Además, se deben considerar los estándares éticos, los cambios en las ideologías y los valores y la participación de los medios de comunicación en los asuntos corporativos. Por último, las actitudes de la sociedad hacia las empresas han cambiado drásticamente en los últimos años. Estos cambios han tenido un efecto profundo en los supervisores en todos los niveles y han hecho que sus trabajos sean más complejos. Por ejemplo, los supervisores de hoy deben tener un conocimiento más amplio de la legislación que afecta la producción que sus predecesores. Deben tener cuidado de regular la cantidad de contaminación del aire, el agua y el suelo liberada por la maquinaria y los procesos que supervisan. En particular, deben tener algún conocimiento de los mecanismos de reporte que brindan a las agencias reguladoras gubernamentales la información que necesitan para asegurar el cumplimiento de las leyes. Son los supervisores de primer nivel los más cercanos al proceso productivo. Por lo tanto, es principalmente su responsabilidad asegurarse de que el proceso de producción sea seguro para sus trabajadores y el público.
Los supervisores también deben tener un conocimiento práctico de las regulaciones federales administradas por la Administración de Alimentos y Medicamentos, la Agencia de Protección Ambiental, la Junta Nacional de Relaciones Laborales, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, la Comisión de Seguridad de Productos del Consumidor ; la lista es larga. Es virtualmente imposible que los supervisores individuales se familiaricen con todas las regulaciones gubernamentales que afectan sus trabajos en la actualidad. Para complicar las cosas, muchos supervisores están trabajando en el ámbito internacional como competencia global. se expande. Esto les obliga a ampliar aún más sus conocimientos y experiencia.
SUPERVISOR COMO GERENTE INTERNACIONAL.
El surgimiento de grandes negocios internacionales está creando una nueva demanda de supervisores que puedan administrar con eficacia en circunstancias difíciles. Se aconseja a los supervisores contemporáneos que aprendan nuevos idiomas y tomen conciencia de las diferencias culturales entre los trabajadores. Deben aprender las leyes y regulaciones del comercio internacional y las diferencias en los sistemas de recompensa y castigo. Tienen que aprender a motivar a los trabajadores en diferentes países y diferenciar entre lo ético y legal en un país pero no en otro. No hay duda de que adquirir el conocimiento y la experiencia para supervisar un negocio internacional está ejerciendo aún más presión sobre los gerentes, pero también está abriendo nuevas oportunidades para los supervisores.
EL NUEVO RETO PARA LOS
SUPERVISORES
El futuro tiene mucho potencial para los supervisores. Han sido durante mucho tiempo una parte importante del mundo empresarial. Sería imposible realizar negocios a cualquier escala si no fuera por la presencia de supervisores calificados que puedan dirigir a los trabajadores de producción. Los supervisores funcionan como líderes, entrenadores, establecedores de metas, perros guardianes ambientales, facilitadores, comunicadores y más. En pocas palabras, son la columna vertebral del mundo empresarial y seguirán siéndolo mientras haya negocios que realizar.