Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) se define como una aplicación basada en computadora para recopilar y procesar datos relacionados con la función de gestión de recursos humanos (HRM). Como en otros tipos de sistemas de información, un HRIS consiste en una base de datos, que contiene uno o más archivos en los que se mantienen los datos relevantes para el sistema, y un sistema de gestión de la base de datos. que proporciona los medios por los cuales los usuarios del sistema acceden y utilizan estos datos. Por lo tanto, el HRIS contiene herramientas que permiten a los usuarios ingresar nuevos datos y editar los datos existentes; Además, dichos programas brindan a los usuarios la oportunidad de seleccionar entre una serie de informes predefinidos que pueden imprimirse o mostrarse en un monitor. Los informes pueden abordar cualquiera de los diferentes temas de HRM (p. Ej., Planificación de sucesión, planificación de compensación, monitoreo de igualdad de oportunidades de empleo). Los HRIS también suelen incluir herramientas mediante las cuales los usuarios o los administradores del sistema pueden generar informes ad hoc y seleccionar casos o subconjuntos de casos específicos para su visualización.
Para comprender los tipos de aplicaciones disponibles para los usuarios de HRIS, es mejor considerar la naturaleza cambiante de las aplicaciones de los sistemas de información de recursos humanos. El campo de la gestión de recursos humanos quedó rezagado con respecto a otras áreas funcionales de gestión en la utilización de aplicaciones informáticas, pero a partir de finales de la década de 1980 comenzó a aparecer un uso extensivo de aplicaciones sofisticadas. Antes de ese momento, los sistemas de registro manual a menudo dominaban en los departamentos de personal o de recursos humanos. Las aplicaciones informáticas utilizadas en el campo generalmente se limitaban a sistemas básicos de mantenimiento de registros y gestión de nóminas. Prácticamente todos estos sistemas se basaron en computadoras centrales. y requirió un amplio apoyo de los profesionales de los sistemas de información. Por lo tanto, los gerentes de recursos humanos tenían pocas oportunidades de diseñar informes sofisticados y herramientas analíticas basadas en computadora para ayudar en la toma de decisiones gerenciales . En general, los usos de las computadoras en la gestión de recursos humanos se incluyeron en la categoría de aplicaciones de procesamiento de datos electrónicos, que generalmente implican la automatización de tareas relativamente rutinarias (por ejemplo, calcular el pago e imprimir cheques).
Varias tendencias parecen haber contribuido a una creciente dependencia de las computadoras como herramientas de procesamiento de información y ayuda a la toma de decisiones en la gestión de recursos humanos. El surgimiento del campo de la gestión de recursos humanos (versus la administración de personal) le dio a la función de recursos humanos una mayor credibilidad dentro de la jerarquía gerencial, requiriendo un uso más sofisticado de la información, especialmente en lo relacionado con la función de gestión estratégica. Las empresas han experimentado un aumento de las presiones competitivas que se han traducido en mayores demandas de contención de costos por parte de la alta dirección, lo que ha llevado a una mayor automatización de la función de mantenimiento de registros en el campo de la gestión de recursos humanos. La disponibilidad inmediata de microcomputadoras y relativamente fácil de usar. software significa que, cada vez más, los gerentes de recursos humanos ya no dependen de los profesionales de sistemas de información para desarrollar e implementar aplicaciones (a las que se les puede asignar una prioridad menor que otras funciones de administración). Muchos departamentos de HRM en organizaciones más grandes también han desarrollado capacidades de sistemas de información internos, por lo que se han establecido unidades HRIS.
Otro factor importante ha sido el desarrollo de numerosos productos HRIS por parte de proveedores externos. Hay disponibles varios sistemas de gestión de bases de datos dedicados a recursos humanos con todas las funciones, tanto para mainframe como para microplataformas. Quizás el más conocido de ellos es PeopleSoft, aunque existen muchos otros productos similares. Muchos de estos utilizan arquitecturas cliente-servidor, donde las bases de datos residen en un servidor central y se accede a ellas desde estaciones de trabajo individuales, conectadas a una red, a través de aplicaciones de cliente locales. También existe una tendencia hacia aplicaciones para toda la empresa que integran aplicaciones de sistemas de información para diversas funciones de gestión (por ejemplo, marketing, finanzas, recursos humanos), lo que facilita la comunicación entre áreas funcionales, economiza el desarrollo de sistemas de información a nivel empresarial y permite a las empresas recopilar información de múltiples fuentes para facilitar la planificación estratégica a nivel de unidad de negocio y corporativo. Ejemplos de sistemas integrados de uso común que incluyen módulos HRIS son SAP y Oracle.
Las aplicaciones especializadas, destinadas a complementar los HRIS, también están ampliamente disponibles. Estos incluyen módulos para ayudar en áreas tales como planificación de sucesión, administración de beneficios, seguimiento de candidatos, evaluación del trabajo, evaluación del desempeño de los empleados, manejo de quejas y relaciones laborales. Estos productos, junto con la disminución de los costos de los sistemas informáticos (especialmente los sistemas de microcomputadoras) y la facilidad de uso cada vez mayor de las aplicaciones informáticas, han hecho que el uso de HRIS sea cada vez más atractivo para los profesionales.
Como resultado del rápido cambio en la tecnología informática y de software, los productos relacionados con HRIS se actualizan y cambian constantemente. Advanced Personnel Systems, una firma consultora de HRIS con sede en California, comercializa una base de datos bastante actualizada que enumera una amplia gama de HRIS y programas complementarios, junto con descripciones de las capacidades de estos sistemas, para guiar a los gerentes en la selección de productos apropiados. También hay varias conferencias y espectáculos que se llevan a cabo anualmente en los Estados Unidos que están dedicados a los avances en las aplicaciones de tecnología de la información relacionadas con la gestión de recursos humanos , incluidos los HRIS. Los proveedores de HRIS a menudo muestran productos en tales ferias. Revistas líderes orientadas a los profesionales, como HRMagazine (publicada por la Society of Human Resource Management), revisa nuevos productos y publica artículos que destacan los cambios en el campo. Y no es sorprendente que varios sitios web documenten recursos HRIS en Internet. Se puede obtener una lista completa de los principales sitios de HRIS a través de la sección “Software y tecnología” de Workindex.com , un índice completo de recursos de Internet relacionados con la gestión de recursos humanos.
Quizás el desarrollo más significativo en el área de HRIS en la actualidad es el uso creciente de intranets organizacionales como un medio para administrar muchos aspectos del HRIS de una empresa. Una intranet es una red interna que hace uso de la tecnología World Wide Web (navegadores, servidores, etc.) para recopilar y difundir información dentro de la empresa. Las intranets pueden estar vinculadas a Internet externa, pero generalmente están protegidas de diversas formas para que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información de los componentes internos. Si bien es bastante fácil generar extractos estáticos de tablas de datos, consultas, formularios e informes del HRIS para publicarlos en una intranet, también es bastante factible establecer enlaces en vivo entre una intranet y el HRIS de una empresa. Esto permite la recopilación y visualización de información en tiempo real. Por lo tanto, los empleados pueden completar formularios en línea que los inscriben en programas de beneficios, les permiten presentar ofertas en puestos vacantes, enviar sugerencias y facilitar la presentación de diversas reclamaciones. Además, las pantallas de la intranet se pueden adaptar a las necesidades de usuarios específicos. El usuario puede verificar el estado actual de sus beneficios complementarios, tiempo de vacaciones, inscripción al programa de capacitación o fondo de pensiones. Las intranets obviamente requieren amplias medidas de seguridad para evitar cambios o accesos inapropiados a los datos. Sin embargo, parece que se han abordado los problemas y los productos HRIS enfatizan cada vez más su funcionalidad en entornos de intranet.
Otra variante es la extranet. Una vez más, basándose en la tecnología World Wide Web, estos sistemas permiten a las organizaciones interactuar con los clientes en un entorno seguro que imita Internet. Por lo tanto, una compañía de seguros de salud podría establecer una extranet que se vincule a las intranets de sus principales clientes. Los empleados de las organizaciones clientes pueden conectarse a la extranet del proveedor de seguros desde el entorno de la intranet del empleador para verificar el estado de sus pólizas, obtener información de cobertura, presentar reclamaciones y dar seguimiento a las reclamaciones pendientes.
Todo indica que los HRIS seguirán desempeñando un papel cada vez más importante en el campo de la gestión de recursos humanos. Un factor impulsor importante es que los HRIS facilitan la reingeniería de procesos en el área de HRM, promoviendo así una mayor eficiencia. Las funciones que antes se realizaban manualmente y en muchos pasos a menudo pueden automatizarse en gran medida. Y la continua demanda de información de la empresa comercial para facilitar la planificación y la formulación de estrategias requerirá una mayor dependencia de los HRIS. Por último, la vinculación de los SIRH a las intranets organizacionales puede ganar popularidad como un medio relativamente económico y atractivo de recopilar y distribuir información sobre recursos humanos.