¿Que es un plan de negocios?
El plan de negocios de una empresa es uno de sus documentos más importantes. Puede servir para muchos propósitos. Puede ser utilizado por gerentes y ejecutivos corporativos o comerciales para la planificación interna. Puede utilizarse como base para solicitudes de préstamos de bancos y otros prestamistas. Puede utilizarse para persuadir a los inversores de que una empresa es una buena inversión. Para las empresas emergentes, el proceso de preparación de un plan de negocios sirve como una hoja de ruta hacia el futuro al hacer que los empresarios y propietarios de negocios piensen en sus estrategias, evalúen sus conceptos comerciales básicos, reconozcan las limitaciones de su negocio y eviten una variedad de errores.
Prácticamente todas las empresas necesitan un plan de negocios. La falta de una planificación adecuada es una de las razones más citadas para los fracasos comerciales. Los planes de negocios ayudan a las empresas a identificar sus metas y objetivos y les brindan tácticas y estrategias para alcanzar esas metas. Los planes comerciales no son documentos históricos; más bien, incorporan un conjunto de decisiones de gestión sobre los pasos necesarios para que la empresa alcance sus objetivos y se desempeñe de acuerdo con sus capacidades.
SITUACIONES QUE REQUIEREN
PLAN DE NEGOCIOS
Los planes comerciales tienen varios usos importantes. Estos incluyen planificación y previsión interna , obtención de fondos para operaciones en curso o expansión, fusiones y adquisiciones planificadas , desinversiones y escisiones, y reestructuraciones o reorganizaciones. Si bien los planes comerciales tienen elementos comunes a todos los usos, la mayoría de los planes comerciales se adaptan a su uso específico y al público al que están destinados.
Cuando se utilizan para la planificación interna, los planes de negocios pueden proporcionar un modelo para el funcionamiento de toda una empresa, así como divisiones y departamentos específicos. El desempeño y el progreso de una empresa se pueden medir con los objetivos planificados que involucran ventas, gastos, marco de tiempo y dirección estratégica. Los planes de negocios también ayudan a la gerencia a identificar y enfocarse en áreas potenciales de problemas internos y externos. Las soluciones propuestas y los planes de contingencia se incorporan al plan de negocios. Los planes de negocios también cubren áreas tales como oportunidades de marketing y futuros requisitos de financiamiento que requieren la atención de la gerencia. Al trazar el futuro de una empresa, los planes de negocios se pueden utilizar para persuadir a la gerencia y a otros fuera de la empresa de su futuro prometedor.
Idealmente, todos en la empresa, desde los escalones superiores hasta los inferiores, utilizarán la información contenida en el plan de negocios de la empresa. En los niveles superiores de administración, el plan de negocios se utiliza para establecer objetivos de desempeño para las operaciones generales y divisionales. A nivel divisional o departamental, los gerentes utilizan el plan de negocios para guiar su toma de decisiones con respecto a las operaciones en curso. También evalúan el desempeño del personal en términos de los objetivos establecidos en el plan de negocios. Los trabajadores que están informados sobre el plan de negocios pueden evaluar y ajustar su propio desempeño en términos de los objetivos y expectativas de la empresa.
Otro uso interno de los planes de negocios es la reestructuración o reorganización del negocio. En tales casos, los planes de negocios describen las acciones que deben tomarse para restaurar la rentabilidad o alcanzar otras metas. Los cambios operativos necesarios se identifican en el plan, junto con las correspondientes reducciones en los gastos. Se delinean los objetivos operativos y de desempeño deseados, a menudo con los correspondientes cambios en el equipo de producción, la fuerza laboral y ciertos productos y / o servicios.
Los bancos y otros prestamistas utilizan planes comerciales para evaluar la capacidad de una empresa para manejar más deuda y, en algunos casos, financiamiento de capital. El plan de negocios documenta los requisitos de flujo de efectivo de la empresa y proporciona una descripción detallada de sus activos, capitalización y desempeño financiero proyectado. Proporciona a los posibles prestamistas e inversores hechos verificables sobre el desempeño de una empresa para que los riesgos se puedan identificar y evaluar con precisión.
El plan de negocios es la principal fuente de información para los compradores potenciales de una empresa o una de sus divisiones o líneas de productos. Al igual que con los prestamistas e inversores externos, los planes de negocios preparados para compradores potenciales les brindan hechos verificables y proyecciones sobre el desempeño de la empresa. El plan de negocios debe comunicar la premisa comercial básica o el concepto de la empresa, presentar sus fortalezas y debilidades y proporcionar indicaciones de la viabilidad a largo plazo de la empresa. Cuando una empresa intenta vender una división o línea de productos, el plan de negocios define la nueva entidad comercial.
PREPARACIÓN DEL PLAN DE NEGOCIOS
El proceso de preparación y desarrollo de un plan de negocios es interactivo y abarca todas las áreas funcionales de una empresa. Los planes de negocios exitosos suelen ser el resultado del esfuerzo del equipo . Los gerentes funcionales, con la ayuda de su fuerza laboral, brindan información basada en sus áreas especiales de experiencia y habilidad técnica. La alta dirección proporciona apoyo general para el proceso de planificación, así como directrices generales y comentarios sobre el plan a medida que se desarrolla.
Algunas empresas hacen que el proceso de planificación sea continuo. En otros casos, como para la adquisición de una empresa, puede ser necesario preparar un plan de negocios con poca antelación. El proceso puede acelerarse determinando qué información se necesita de cada participante. Luego, los participantes pueden reunirse para completar solo los componentes del plan que se necesitan de inmediato. Durante el proceso de planificación, suele ser deseable fomentar el trabajo en equipo, especialmente a través de las líneas funcionales. Diferentes gerentes funcionales pueden trabajar juntos para recopilar y analizar datos antes de una sesión de planificación formal, ayudando así a diversos gerentes a alcanzar objetivos consistentes.
Se pueden identificar algunos pasos básicos en el proceso de planificación. El primer paso es organizar el proceso identificando quiénes estarán involucrados, determinando el alcance básico del plan y estableciendo un marco de tiempo dentro del cual se completará el plan. La alta dirección no solo comunica su apoyo al proceso de planificación, sino que también define las responsabilidades de cada parte involucrada. Los planes de trabajo que complementan el horario general son útiles para cumplir con los plazos asociados con el proceso de planificación.
Una vez que el proceso de planificación se ha organizado por completo, los participantes pueden comenzar el proceso de evaluación. Las evaluaciones internas y externas se basan en una amplia recopilación de información. Las fortalezas y debilidades se identifican en cada área funcional del negocio. Además, se evalúa la estructura de gestión general de la empresa. Es útil evaluar y evaluar factores externos como la economía general, la competencia, las tecnologías relevantes, las tendencias y otras circunstancias fuera del control de la empresa que pueden afectarla o verse afectadas por ella.
Establecer metas y definir estrategias son los siguientes pasos clave en el proceso de planificación. Mediante la valoración y evaluación de factores internos y externos, se desarrollan metas fundamentales para el negocio. Las áreas pertinentes son la forma en que decide competir, su enfoque en el mercado y su filosofía de servicio al cliente. A continuación, se establecen estrategias operativas y de desempeño específicas, basadas en estos objetivos.
Una vez que se han definido las estrategias y los objetivos, se traducen en planes y programas específicos. Estos planes y programas determinan cómo se gestionarán los recursos de una empresa para implementar sus estrategias y lograr sus objetivos. Las áreas específicas que requieren sus propios planes y programas incluyen la organización general de la empresa, ventas y marketing, productos y producción, y finanzas. Finalmente, estos planes específicos se ensamblan en el plan de negocios completo.
AYUDA PARA ESCRITORES DE PLANES DE NEGOCIOS
Escribir un plan de negocios puede ser una experiencia abrumadora, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas que buscan un préstamo bancario y los emprendedores que buscan capital inicial. Una fuente de ayuda para redactar planes de negocios en la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA). Además de ofrecer seminarios sobre la redacción de planes de negocios, entre otros temas, la SBA a través de su Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Retirados (SCORE) une a ejecutivos de negocios jubilados con pequeñas empresas que buscan asesoramiento sobre cómo redactar planes de negocios y otros asuntos comerciales.
Los redactores de planes de negocios por primera vez también tienen una amplia gama de programas de software para elegir que están diseñados específicamente para ayudar a crear un plan de negocios. El software de planificación empresarial generalmente proporciona una plantilla para ingresar la información necesaria y luego la formatea para darle al plan de negocios una apariencia profesional. Entre los programas de software de planificación empresarial revisados favorablemente en PC World se encuentran BizPlan Builder Interactive, de Jian; Business Plan Pro 2.0, de Palo Alto Software; y Plan Write Expert Edition, de Business Resource Software.
ELEMENTOS DE UN PLAN DE NEGOCIOS
Los planes de negocios deben incluir datos fidedignos y fidedignos, generalmente obtenidos de una amplia gama de fuentes. Los planes deben redactarse de manera coherente y realista. Las contradicciones o inconsistencias dentro de un plan de negocios crean dudas en la mente de sus lectores. Los problemas y riesgos asociados con el negocio deben describirse en lugar de evitarse, y luego usarse como base para presentar soluciones bien pensadas y planes de contingencia. Los planes de negocios se pueden adaptar a las necesidades e intereses de audiencias específicas enfatizando o presentando ciertas categorías de información en diferentes versiones del plan.
Los planes de negocios contienen una serie de elementos específicos, así como ciertas características generales. Estos incluyen una descripción general de la empresa y sus productos o servicios, un resumen ejecutivo, organigramas y organigramas, planes de ventas y marketing, planes financieros y planes de producción. Describen la dirección general de una empresa en términos de su filosofía, metas y objetivos subyacentes. Los planes de negocios explican los pasos y acciones específicos que se tomarán, así como su razón de ser. Es decir, no solo dicen cómo una empresa logrará sus objetivos estratégicos, también dicen por qué se han tomado decisiones específicas. Por lo general, se incluyen los problemas anticipados y la respuesta de la empresa a ellos. En efecto, Los planes de negocios son un conjunto de decisiones de gestión sobre cómo procederá la empresa a lo largo de un curso de acción específico, con justificaciones para esas decisiones. A continuación se enumeran breves descripciones de los principales elementos que se encuentran en los planes comerciales.
RESUMEN EJECUTIVO.
Suele ser un resumen de dos a cinco páginas de todo el plan de negocios. Es una parte importante del plan, ya que está diseñado para captar la atención del lector y crear interés en la empresa. Por lo general, incluye la declaración de misión de la empresa y resume sus ventajas competitivas, proyecciones de ventas y ganancias, requisitos financieros, planes para reembolsar a los prestamistas o inversionistas y el monto de financiamiento solicitado.
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO.
La descripción de la empresa incluye no solo un perfil de la empresa, sino también una imagen de la industria en la que opera. Cada negocio opera dentro de un contexto específico que afecta su potencial de crecimiento. La descripción del entorno operativo de una empresa puede cubrir nuevos productos y desarrollos en la industria, tendencias y perspectivas para la industria y tendencias económicas generales.
La intención del perfil de la empresa es proporcionar a los lectores características únicas que le den a la empresa una ventaja competitiva. Una breve historia revela cómo se desarrollaron productos y servicios específicos. Se pueden mencionar los contratos y acuerdos que afectan al negocio (y también se incluyen en un apéndice del plan de negocios). Otros temas cubiertos incluyen procedimientos operativos e investigación y desarrollo.
DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS Y / O SERVICIOS.
El objetivo de esta sección es diferenciar los productos o servicios de una empresa de los de la competencia. Describe las necesidades específicas de los clientes que se satisfacen exclusivamente con los productos o servicios de la empresa. Las características del producto se traducen en beneficios para el cliente. Se pueden describir los ciclos de vida del producto y sus efectos en las ventas y el marketing. Se pueden incluir los planes de la empresa para una nueva generación de productos o servicios.
DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
La calidad del equipo directivo de una empresa puede ser el aspecto más importante de un plan de negocios. Esta sección presenta las fortalezas del equipo de administración de la empresa al resaltar la experiencia, los logros y el desempeño pasado relevantes. Las áreas clave incluyen la capacidad de la gerencia para proporcionar planificación, habilidades organizativas, control y liderazgo. Esta sección también contiene información sobre la propiedad y la fuerza laboral de la empresa. Puede presentar una estructura organizativa existente o planificada que cumplirá las metas establecidas en el plan de negocios. A menudo se describen sistemas específicos de gestión y control.
ANÁLISIS DE MERCADO.
Un análisis de mercado exhaustivo sirve como base para los planes de marketing y ventas de una empresa. El análisis generalmente cubre la competencia, los clientes, los productos y la aceptación del mercado de la empresa. El análisis competitivo detalla las fortalezas y debilidades de la competencia, proporcionando una base para descubrir oportunidades de mercado. Un análisis de cliente proporciona una imagen de quién compra y utiliza los productos o servicios de la empresa. Esta sección del plan de negocios destaca cómo los productos o servicios de la empresa satisfacen las necesidades del mercado que antes no se satisfacían. También incluye evidencia de la aceptación en el mercado de los productos o servicios exclusivos de la empresa.
PLAN DE VENTAS Y MARKETING.
El plan de marketing delinea los métodos y actividades que se emplearán para alcanzar los objetivos de ingresos de la empresa. Se pueden presentar diferentes resultados de ingresos para permitir la planificación de contingencias en las áreas de finanzas y producción. Esta sección describe la base de clientes, los productos o servicios y los programas de marketing y ventas de la empresa. Esto último está respaldado por conclusiones extraídas del análisis de mercado.
PLAN DE PRODUCCIÓN.
Por lo general, se incluye un plan de producción si la empresa participa en la fabricación de un producto. Basado en el plan de ventas y marketing, el plan de producción cubre las opciones de producción que están disponibles para producir una combinación de productos deseada. El plan de producción contiene información que permite presupuestar (por ejemplo, mano de obra y materiales). En las empresas no manufactureras, esta sección cubriría el desarrollo de nuevos servicios.
PLAN FINANCIERO.
Esta sección cubre los requisitos de financiamiento y flujo de efectivo implícitos en otras áreas del plan de negocios. Contiene proyecciones de ingresos, partidas del balance y flujo de caja. Se describen el método de presupuestación de la empresa y sus controles financieros. Las proyecciones financieras deben estar respaldadas por hechos verificables, como cifras de ventas o estudios de mercado. Las cifras mensuales se dan generalmente para los dos primeros años, seguidas de las cifras anuales para los próximos tres a ocho años. Si el plan de negocios está escrito para inversionistas o prestamistas, el monto de financiamiento requerido puede incluirse aquí o en una sección separada.
CALENDARIO DE EJECUCIÓN.
Esta sección proporciona fechas clave relacionadas con las finanzas, el marketing y la producción. Indica cuándo se necesita financiamiento específico, cuándo se llevarán a cabo aspectos específicos de la campaña de marketing y las fechas de entrega según los cronogramas de producción.
PLANES DE CONTINGENCIA.
Esta sección define los problemas y desafíos que la empresa puede enfrentar y describe los planes de contingencia para superar esos problemas y enfrentar los desafíos. Los temas específicos que se pueden explorar son las respuestas competitivas, las áreas de debilidad o vulnerabilidad de la empresa, las limitaciones legales, la dotación de personal y la continuidad del liderazgo.
OTROS DETALLES.
La mayoría de los planes comerciales incluyen un índice y una portada que contiene información básica sobre la empresa. Un apéndice puede incluir una variedad de documentación que respalde diferentes secciones del plan de negocios. Entre los elementos que se pueden encontrar en un apéndice se encuentran notas a pie de página del plan principal, biografías, gráficos y tablas, copias de contratos y acuerdos, y referencias.
ADAPTACIÓN DEL PLAN DE NEGOCIO A PÚBLICOS
ESPECÍFICOS
Los planes de negocios están organizados para abordar las principales preocupaciones e intereses de su público objetivo. Por lo general, se adaptan a una audiencia específica al enfatizar aspectos que se relacionan directamente con los intereses del lector. Por ejemplo, un plan de negocios escrito para obtener un préstamo para operaciones en curso abordaría las principales preocupaciones de los prestamistas potenciales.
BANCOS, INVERSIONISTAS Y OTRAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO.
Los planes de negocios se redactan con frecuencia para obtener financiación adicional. Es posible que se necesite capital inicial para una nueva empresa. La empresa puede requerir capital de trabajo adicional para las operaciones en curso. Es posible que se necesite nuevo capital para adquirir activos para la expansión. Es posible que se necesite financiamiento de capital para respaldar el crecimiento a largo plazo de una empresa. Los prestamistas potenciales de financiación mediante deuda o capital social suelen preocuparse por minimizar sus riesgos y maximizar el rendimiento de su inversión.
Los planes de negocios escritos para esta audiencia generalmente tienen una presentación financiera sólida y una buena documentación de las ventas proyectadas y el flujo de efectivo. Las áreas que se deben enfatizar en el plan de negocios incluyen la previsibilidad del flujo de efectivo de la empresa, qué tan bien el flujo de efectivo cubrirá el servicio de la deuda, las razones por las que se necesita financiación adicional, las fortalezas de la gestión financiera de la empresa, los activos utilizados para garantizar la deuda y el capital y estructura de propiedad de la empresa. Además, los planes de negocios redactados para obtener fondos para la expansión proporcionan detalles sobre el alcance general del mercado y el potencial de ganancias. Estos planes suelen enumerar el rendimiento de la inversión para los inversores en acciones.
COMPRADORES POTENCIALES.
Los compradores potenciales generalmente están interesados en factores tales como el concepto comercial básico subyacente a la empresa, su viabilidad a largo plazo y su posición estratégica dentro de su industria. También buscan fortalezas y debilidades en los componentes funcionales básicos de la empresa y su equipo directivo. Los planes de negocios escritos para esta audiencia enfatizan las fortalezas de la compañía e incluyen planes de contingencia diseñados para superar debilidades, desafíos y otros posibles desarrollos.
Otros factores que podrían enfatizarse en un plan de negocios escrito para compradores potenciales son la capacidad de la empresa para mejorar la rentabilidad y la participación de mercado, la ventaja competitiva de la empresa, el potencial de la empresa para aprovechar oportunidades en industrias relacionadas, habilidades gerenciales y técnicas dentro de la empresa, y la capacidad financiera de la empresa.
PARTES INTERESADAS EN REORGANIZACIÓN O REESTRUCTURACIÓN.
Los planes comerciales redactados para la reorganización de una empresa pueden adaptarse a una variedad de lectores, incluida la administración interna, los acreedores externos o los nuevos propietarios. Dicho plan establece las acciones necesarias destinadas a reorganizar o reestructurar la empresa para lograr una mayor rentabilidad o capacidad de producción. El plan de negocios identifica los cambios operativos que deben realizarse en las diferentes áreas funcionales de la empresa. Establece medidas de desempeño y operativas frente a las cuales se evalúan las áreas funcionales de la empresa.
La audiencia de este tipo de plan de negocios está interesada en factores tales como el momento y la secuencia de cambios específicos, el impacto operativo de dichos cambios y cómo esos cambios afectarán los costos, la producción y el flujo de efectivo. El plan de negocios proporciona detalles sobre la nueva organización funcional, así como el personal clave y sus responsabilidades. Por lo general, se proporcionan planes de transición y se definen las metas operativas y financieras.
USUARIOS INTERNOS.
Los planes de negocios redactados principalmente para su uso dentro de la empresa generalmente enfatizan los beneficios que resultarán del plan. Estos pueden incluir un desempeño mejorado y más consistente, una mejor coordinación y consistencia entre la gerencia, una mayor capacidad para medir el desempeño, el empoderamiento de la fuerza laboral y una fuerza laboral mejor motivada y educada. El plan proporciona un marco integral y una dirección para las operaciones en curso.
Los planes comerciales redactados para uso interno suelen identificar las fortalezas y debilidades de la empresa, los problemas potenciales y los problemas emergentes. Establecen estándares de desempeño en los que se basarán las expectativas. Las metas y objetivos están claramente establecidos para permitir la coordinación y una mejor comunicación entre las áreas funcionales de la empresa. Los resultados deseados se evalúan en términos de lo que se puede lograr de manera factible.
PLANES DE NEGOCIOS COMO
DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN
Los planes comerciales no son documentos históricos sobre el desempeño pasado de una empresa. Más bien, son documentos de planificación que brindan información a los tomadores de decisiones que pueden ayudar a la empresa a lograr sus metas y objetivos. Estos tomadores de decisiones pueden ser los propios gerentes y ejecutivos de la empresa, o pueden ser fuentes de capital o compradores potenciales. Independientemente de la audiencia destinataria, todos los planes comerciales abordan los problemas estratégicos fundamentales que enfrenta una empresa. Proporcionan datos verificables y proyecciones que cubren marketing y ventas; producción, servicio y calidad; desarrollo de productos; estructura de organización y gestión; y requisitos financieros.