Puede ser un rincón de un dormitorio de invitados y nada más que un escritorio. O podría ser un piso entero de la casa lleno de lo último en computadoras y dispositivos de comunicación. Cualquiera que sea su tamaño, la oficina en casa es común en los negocios estadounidenses en la actualidad. Debido a que muchos profesionales tienen dos oficinas, un número cada vez mayor está equipando la computadora de su hogar con un módem que les permite acceder a los archivos de la computadora de la oficina.
Si bien la oficina en casa puede considerarse una nueva arruga en los negocios, la verdad es que trabajar fuera de casa es la nueva arruga. Durante años, los agricultores han utilizado la mesa de la cocina para llevar registros, y los dueños de bares y comerciantes vivían en el segundo piso de su edificio. Solo ha sido en los últimos dos siglos que profesiones como abogados, médicos y contables se han trasladado de sus oficinas en casa a edificios de oficinas.
La Asociación Nacional del Ministerio del Interior, una organización de membresía para los trabajadores del Ministerio del Interior, informó que en 1997 se estimaba que 43,2 millones de personas en los Estados Unidos trabajaban desde casa de alguna manera. Casi el 60 por ciento de los trabajadores a domicilio eran autónomos y el resto eran teletrabajadores y otros empleados corporativos que realizan parte de su trabajo desde casa.
CONSIDERACIONES DE LA OFICINA A DOMICILIO
ESPACIO FISICO.
La mayoría de las personas que establecen oficinas en el hogar lo hacen reutilizando una habitación existente, como un dormitorio o una sala de estar, pero la demanda de oficinas en el hogar ha sido tan grande que muchos arquitectos y constructores han comenzado a planificar rutinariamente nuevas casas con una habitación designada para un oficina. Ya sea que el espacio de oficina esté diseñado o adaptado, los requisitos para dicho espacio varían según el tipo de trabajo que se realice dentro de sus paredes. En la mayoría de los casos, la sala debe estar cableada para el teléfono y el acceso a Internet y requiere espacio para un escritorio y cualquier computadora o equipo electrónico que se utilizará, como máquinas de fax y fotocopiadoras. Algunas trabajadoras a domicilio también necesitan reservar espacio para reuniones y mobiliario para los clientes que visitan. Una consideración relacionada:
TECNOLOGÍA.
No hay nada complicado en configurar una oficina en casa. Hoy en día, la mayoría tiene una computadora equipada con una variedad de software, incluidas aplicaciones de correo electrónico y de navegación web, y una impresora de computadora de alta calidad, preferiblemente láser. Otras herramientas útiles incluyen una máquina de fax (o módem de fax con la computadora), una fotocopiadora, una línea dedicada para el acceso a Internet (línea telefónica estándar o uno de los formatos de alta velocidad) y correo de voz.
PLANIFICACIÓN TRIBUTARIA.
Los aspectos más importantes de la creación de una oficina en casa son las posibles implicaciones fiscales y legales. Los operadores de oficinas en el hogar pueden reclamar una deducción por esas oficinas en el Formulario 8829 del IRS (Gastos por uso comercial de su hogar), que se presenta junto con el Anexo C (Ganancias o pérdidas de negocios). Sin embargo, existen restricciones que se tratan en la Publicación 587 del IRS (Uso comercial de su hogar). El incumplimiento de estas restricciones puede poner una bandera roja en la devolución de un usuario de la oficina en casa, lo que podría resultar en una auditoría.
En general, se permite una deducción por oficina en casa si la casa es el lugar principal de negocios, es el lugar donde el dueño de la empresa se reúne para tratar con clientes y clientes como parte del día hábil normal, o es una estructura separada en la propiedad. La deducción se calcula sobre el tamaño de la oficina en casa como porcentaje del total de la casa o residencia. Por ejemplo, si el tamaño total de la casa es de 2400 pies cuadrados y la oficina en casa es de 240 pies cuadrados, el diez por ciento del total de la casa se considera utilizado para negocios. Eso le permitiría al propietario tomar una deducción del 10 por ciento en la electricidad, impuestos sobre bienes raíces, intereses hipotecarios, etc., utilizados como gasto comercial.
Sin embargo, la deducción por oficina en casa no puede ser utilizada por todos los que tienen una oficina en casa, aunque las tendencias recientes han apuntado a flexibilizar ligeramente estas restricciones. Una decisión de la Corte Suprema de los EE. UU. Hizo que la deducción por oficina en el hogar fuera más difícil de aplicar fuera de estas restricciones cuidadosamente redactadas. En un caso judicial de impuestos, un médico trabajaba en tres hospitales diferentes, pero no tenía oficina en ninguno de ellos, por lo que reclamó una deducción por oficina en casa que, según dijo, era necesaria para mantenerse al día con sus registros de facturación y pacientes. El Tribunal dictaminó que, dado que pasaba la mayor parte del día visitando pacientes, los hospitales eran su principal lugar de trabajo, por lo que se le negó la deducción de su oficina en casa.
Esta sentencia, que definió de manera más estricta el concepto de “lugar principal de negocios”, afectó a un gran número de personas, particularmente a profesionales como agentes de ventas que atienden a los clientes en los lugares de negocios de los clientes. Sin embargo, desde 1999, una revisión de la ley tributaria permite que algunas oficinas en el hogar que no generan ingresos cuenten para las deducciones. La calificación para tales deducciones permanece sujeta a cumplir con los estándares establecidos por el IRS. Asimismo, un segundo trabajo realizado exclusivamente desde la oficina en casa puede calificar para la deducción.
Aún es posible una deducción por oficina en casa, si se reserva exclusivamente para atender clientes o clientes, incluso si no siempre es el lugar principal de negocios. El IRS usa un ejemplo de un abogado que trabaja tres días en una oficina y dos días en casa en una oficina configurada para que los clientes vengan a su casa. La última prueba para una deducción indiscutible de la oficina en el hogar es que puede ser una estructura separada, como un estudio o un apartamento en el garaje, que es esencial para administrar el negocio, por ejemplo, el dueño de una tienda de flores que tiene un invernadero en su propiedad.
El IRS mantiene una gran cantidad de reglas que se aplican a las oficinas en el hogar, incluida la depreciación de la vivienda, la depreciación del equipo, cómo recuperar esa depreciación si se vende la casa, etc. Una cosa importante a tener en cuenta es que el cargo mensual por teléfono residencial no se puede deducir. , incluso si la mayoría de las llamadas pertenecen al negocio. Sin embargo, se pueden deducir las llamadas relacionadas con negocios de larga distancia. A menudo, las personas deben consultar a un asesor fiscal para cumplir con la ley sobre las deducciones de la oficina en casa.
ZONIFICACIÓN Y LICENCIAS.
Además de las regulaciones del IRS, algunos gobiernos municipales tienen leyes de zonificación que restringen y / o otorgan licencias a las oficinas en el hogar. Originalmente diseñadas para evitar que los vecindarios residenciales se conviertan en zonas comerciales, las leyes de zonificación a veces se han interpretado estrictamente para evitar que los residentes realicen cualquier tipo de negocio desde su hogar, incluso si no tienen un impacto comercial en el resto del vecindario. Las personas que deseen establecer oficinas en el hogar deben consultar con la oficina de zonificación y la junta de licencias de su ciudad para conocer las restricciones que pueden aplicarse a la ciudad, o incluso a su vecindario en particular.
RECURSOS DE OFICINA A DOMICILIO
La popularidad de trabajar desde casa ha llevado a una red de apoyo cada vez mayor que atiende las necesidades de los trabajadores a domicilio. Además de las omnipresentes cadenas de suministro de oficina que ofrecen diversas selecciones de equipos y suministros, existen grupos de miembros como la Asociación Nacional de Oficinas Domésticas y la Asociación Estadounidense de Empresas Domésticas, que pueden ayudar a los miembros a adquirir seguros u obtener información sobre diversos temas comerciales. El aumento de las oficinas en el hogar tampoco ha pasado desapercibido en el mundo editorial, ya que ha florecido una variedad de libros y revistas dirigidos a los trabajadores a domicilio, incluidas publicaciones periódicas como Home Office Computing (con 500.000 lectores en 1998), Home Business Magazine. (tirada de 75.000) y la revista Entrepreneur’s Home Office.