El análisis crediticio y las cuentas por cobrar son una parte importante de la gestión del flujo de caja y del mantenimiento de una liquidez firme. Para las empresas más pequeñas, la gestión del crédito y las cuentas por cobrar puede resultar difícil. La experiencia de la administración a menudo se centrará en la producción y la comercialización, de modo que se pueda prestar menos atención al análisis de crédito y las cuentas por cobrar. La administración inexperta del análisis crediticio y las cuentas por cobrar aumenta el riesgo de la empresa de dos maneras. Un riesgo es el de las políticas crediticias inapropiadas, lo que resulta en una deuda incobrable significativa. pérdidas debido a políticas crediticias excesivamente laxas, o pérdida de ingresos debido a políticas crediticias excesivamente estrictas. Un segundo riesgo es que incluso para las empresas rentables, y especialmente para las empresas jóvenes y en crecimiento, puede producirse una crisis de liquidez o falta de efectivo si las ganancias se inmovilizan excesivamente como cuentas por cobrar. Una solución al problema es establecer un departamento de crédito mediante la contratación de personal que tenga conocimientos y experiencia en la gestión de créditos y cuentas por cobrar. Sin embargo, para muchas empresas, el costo de establecer y mantener un departamento de crédito puede resultar demasiado elevado. Una alternativa es obtener los servicios de un factor, un experto en administración de crédito que brindará varios servicios relacionados con la administración de crédito.
Uno de los servicios que proporciona un factor es esencialmente proporcionar un departamento de gestión de crédito externo. Cuando la empresa recibe un pedido, la información se envía al factor para su análisis. Si el factor considera aceptable el riesgo crediticio, la empresa enviará los bienes y enviará una factura al cliente. Al mismo tiempo, la propiedad de las cuentas por cobrar se transfiere al factor. Por lo general, se le indicará al cliente que envíe el pago directamente al factor. El factor deducirá una comisión de factoraje o cobrará por el servicio de la cuenta y enviará el saldo a la empresa. Alternativamente, es posible que no se informe al cliente sobre el uso del factoring, y la empresa recibirá el pago y enviará una tarifa al factor. Este arreglo se utiliza a veces porque se cree que el factoraje indica que la empresa tiene mala salud financiera, aunque más recientemente el factoraje se ha vuelto más aceptado. Tenga en cuenta que la empresa puede aceptar la orden y otorgar crédito contra el consejo del factor, pero en este caso la orden queda fuera del acuerdo de factoring.
Otro servicio proporcionado por el factor es la asunción de riesgos. El factor puede aceptar la propiedad de las cuentas por cobrar sin recurrir, asumiendo la responsabilidad total del cobro. Si el cliente no paga una cuenta por cobrar aceptada sin recurso, el factor sufrirá la pérdida en la cuenta. En la aceptación sin recurso, el riesgo de impago se traslada de la empresa al factor. El factor puede, alternativamente, aceptar la cuenta a título de recurso. En este caso, la empresa es en última instancia responsable del pago de la cuenta por cobrar y debe pagar las cuentas por cobrar incobrables. El riesgo no se transfiere bajo la aceptación de recurso.
En el factoring de vencimiento, el factor enviará el monto de la cuenta por cobrar a la empresa como cuentas por cobrar en la fecha de pago. El factor también puede otorgar crédito pagando a la empresa una parte, generalmente el 80 por ciento, del monto de las cuentas por cobrar aceptadas inmediatamente. Esto se denomina factorización anticipada y equivale a otorgar un préstamo a la empresa utilizando las cuentas por cobrar como garantía.
El factor generalmente cobrará una tarifa del 1 al 3 por ciento del monto de la cuenta por cobrar por proporcionar análisis de crédito, cobranza y pérdidas en aceptaciones sin recurso. La tasa será más alta para las aceptaciones sin recurso que para las aceptaciones con recurso, y puede depender de la calidad crediticia de las cuentas aceptadas y del volumen de las cuentas. También se cobraría una tarifa de 2 a 5 por ciento por encima de la tasa preferencial sobre los montos proporcionados según el factoring anticipado.
Aunque generalmente se considera que el factoraje es caro, ofrece una serie de ventajas que pueden compensar el alto costo. La empresa evita el costo alternativo de establecer y mantener un departamento de crédito. También obtiene la experiencia del factor, con la posibilidad de evitar pérdidas por deudas incobrables u oportunidades perdidas. El factoraje anticipado proporciona un flujo de efectivo que se ajusta automáticamente a los requisitos, de modo que no se produzcan excesos de préstamos o necesidades de efectivo de emergencia. Estas ventajas son especialmente importantes para las empresas más pequeñas. El factoraje también es particularmente efectivo en el comercio exterior, donde los conocimientos y la experiencia son de mayor importancia.