¿Que son las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos, también llamadas asignaciones para gastos, son planes en virtud de los cuales las empresas reembolsan a los empleados los gastos relacionados con el negocio. Estos gastos incluyen viajes, entretenimiento, obsequios y otros gastos relacionados con la actividad comercial del empleador. De particular interés para las empresas y sus empleados es el tratamiento fiscal de los gastos relacionados con la empresa, los tipos de gastos que un empleador permitirá que se reembolsen y cómo se administran esos reembolsos.
A efectos fiscales, el plan de cuentas de gastos de una empresa es responsable o no. Un plan responsable debe cumplir con los siguientes requisitos del Servicio de Impuestos Internos (IRS): debe haber una conexión comercial, los gastos deben estar justificados y cualquier monto recibido por un empleado que exceda los gastos reales debe devolverse al empleador. La justificación significa que el empleador debe poder identificar la naturaleza específica de cada gasto y determinar que el gasto estaba relacionado con el negocio. Los gastos no pueden agruparse en categorías amplias y es posible que no se informen utilizando una terminología imprecisa.
Si el plan de la empresa es de hecho un plan responsable, todo el dinero recibido por un empleado en virtud del plan se excluye de los ingresos brutos del empleado. No se informa como salario u otra compensación, y está exento de retención.
El IRS considera que las empresas que no exigen a los empleados que justifiquen sus gastos o que permiten que los empleados retengan montos superiores a los gastos justificados tienen planes no responsables. Los fondos que reciben los empleados bajo planes no contables se tratan como ingresos, sujetos a retención, y el empleado solo puede deducir dichos gastos como una deducción detallada miscelánea (que debe exceder el 2 por ciento del ingreso bruto ajustado del empleado).
Las leyes fiscales que afectan los gastos relacionados con el negocio cambian de vez en cuando. A partir de 1994, por ejemplo, los gastos de comida permitidos se redujeron del 80 por ciento al 50 por ciento. Otros tipos de gastos relacionados con el negocio afectados por cambios en las leyes fiscales incluyen las deducciones por viajes de negocios conyugales y por cuotas y membresías en ciertos tipos de clubes.
Los empleados que descubren que están incurriendo en gastos relacionados con el negocio deben determinar con su empleador exactamente qué tipos de gastos son reembolsables. En un esfuerzo por controlar los viajes en espiral y otros gastos relacionados con el negocio, algunas empresas han desarrollado políticas de reembolso que detallan en detalle qué gastos califican para reembolso. Por ejemplo, las empresas pueden exigir a los empleados que reserven sus viajes de una determinada manera o de determinados proveedores.
Debido al requisito de justificación del IRS, los empleados deben documentar cuidadosamente todos los gastos relacionados con el negocio. Para reducir la carga del papeleo en las empresas, el IRS a partir de 1962 ordenó a las empresas que guardaran los recibos de todos los gastos superiores a $ 25. A partir del 1 de octubre de 1995, el IRS aumentó la cantidad mínima a $ 75. Sin embargo, muchos asesores fiscales advirtieron que sería prudente guardar los recibos de todos los gastos a fin de proporcionar la documentación adecuada en caso de una auditoría del IRS. Si no es posible obtener un recibo, se debe anotar el monto del gasto junto con la fecha, el lugar y el motivo del gasto.
En el futuro, puede resultar más fácil para las empresas y los empleados realizar un seguimiento de los gastos comerciales mediante programas basados en Internet . Extensity Expense Reporter, publicado por Extensity Inc., es uno de esos programas introducido en 1998 que permite a los usuarios presentar sus gastos mediante una conexión a Internet. Las facturas de tarjetas de crédito se pueden incorporar automáticamente a los informes de gastos. El programa transfiere los gastos a un gerente dentro de la empresa y dirige los pagos. Incluso toma nota de las irregularidades y registra las excusas dadas por los empleados para su posterior revisión.