La contabilidad se ha definido como “el lenguaje de los negocios” porque es la herramienta básica para registrar, informar y evaluar los eventos económicos y las transacciones que afectan a las empresas comerciales. Los procesos contables documentan todos los aspectos del desempeño financiero de una empresa, desde los costos de nómina, los gastos de capital y otras obligaciones hasta los ingresos por ventas y el patrimonio neto. La comprensión de los datos financieros contenidos en los documentos contables, entonces, se considera esencial para lograr una imagen precisa del verdadero bienestar financiero de una empresa. Armadas con tal conocimiento, las empresas pueden tomar decisiones financieras y estratégicas apropiadas sobre su futuro; por el contrario, los datos contables incompletos o inexactos pueden paralizar una empresa, sin importar su tamaño u orientación. La importancia de la contabilidad como barómetro de la salud empresarial (pasado, presente y futuro) y una herramienta de navegación empresarial se refleja en las palabras del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), que definió la contabilidad como una “actividad de servicio”. La contabilidad, dijo el AICPA, tiene como objetivo “proporcionar información cuantitativa, principalmente de naturaleza financiera, sobre actividades económicas que se pretende que sea útil para tomar decisiones económicas, haciendo elecciones razonadas entre cursos de acción alternativos”. y futuro, y una herramienta de navegación empresarial se refleja en las palabras del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA), que definió la contabilidad como una “actividad de servicio”. La contabilidad, dijo el AICPA, tiene como objetivo “proporcionar información cuantitativa, principalmente de naturaleza financiera, sobre actividades económicas que se pretende que sea útil para tomar decisiones económicas, haciendo elecciones razonadas entre cursos de acción alternativos”. y futuro, y una herramienta de navegación empresarial se refleja en las palabras del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA), que definió la contabilidad como una “actividad de servicio”. La contabilidad, dijo el AICPA, tiene como objetivo “proporcionar información cuantitativa, principalmente de naturaleza financiera, sobre actividades económicas que se pretende que sea útil para tomar decisiones económicas, haciendo elecciones razonadas entre cursos de acción alternativos”.
El sistema de contabilidad de una empresa contiene información potencialmente relevante para una amplia gama de personas. Además de los propietarios de empresas, que dependen de los datos contables para medir el progreso financiero de su empresa, los datos contables pueden comunicar información relevante a inversores, acreedores, gerentes y otras personas que interactúan con la empresa en cuestión. Como resultado, la contabilidad a veces se divide en dos subconjuntos distintos: contabilidad financiera y contabilidad administrativa. —Que reflejan las diferentes necesidades de información de estos usuarios finales. La contabilidad financiera es una rama de la contabilidad que proporciona a las personas ajenas al negocio, como inversores u oficiales de crédito, información cualitativa sobre los recursos económicos, las obligaciones, el rendimiento financiero y el flujo de caja de una empresa. La contabilidad de gestión, por otro lado, se refiere a los datos contables utilizados por los propietarios de empresas, supervisores y otros empleados de una empresa para medir la salud y las tendencias operativas de sus empresas.
PRINCIPIOS CONTABLES GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA)
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) son las pautas, reglas y procedimientos utilizados para registrar y reportar información contable en estados financieros auditados . Varias organizaciones han influido en el desarrollo de los principios contables modernos. Entre estos se encuentran el AICPA, el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Los dos primeros son organizaciones del sector privado; la SEC es una agencia del gobierno federal.
El AICPA jugó un papel importante en el desarrollo de estándares contables. En 1937 la AICPA creó el Comité de Procedimientos Contables, que emitió una serie de Boletines de Investigación Contable (ARB) con el propósito de estandarizar las prácticas contables. Este comité fue reemplazado por la Junta de Principios de Contabilidad (APB) en 1959. La APB mantuvo la serie ARB, pero también comenzó a publicar un nuevo conjunto de pronunciamientos, denominados Opiniones de la Junta de Principios de Contabilidad. A mediados de 1973, una junta privada independiente, la FASB, reemplazó a la APB y asumió la responsabilidad de la emisión de normas de contabilidad financiera. El FASB sigue siendo el principal determinante de las normas de contabilidad financiera en los Estados Unidos. Compuesto por siete miembros que sirven a tiempo completo y reciben una compensación por su servicio, el FASB identifica los problemas de contabilidad financiera, realiza investigaciones relacionadas con estos problemas y está encargado de resolver los problemas. Se requiere un voto de supermayoría (es decir, al menos cinco a dos) antes de que se emita una adición o cambio a los Estados de Normas de Contabilidad Financiera.
La Financial Accounting Foundation es la organización matriz de FASB. La fundación está gobernada por una Junta de Fideicomisarios de 16 miembros nombrados entre las membresías de ocho organizaciones: AICPA, Instituto de Ejecutivos Financieros, Instituto de Contadores de Gestión, Federación de Analistas Financieros, Asociación Estadounidense de Contabilidad, Asociación de la Industria de Valores, Asociación de Oficiales de Finanzas Gubernamentales y Asociación Nacional de Asociación de Auditores del Estado. Un Consejo Asesor de Normas de Contabilidad Financiera (aproximadamente 30 miembros) asesora al FASB. Además, en 1984 se estableció un Grupo de Trabajo sobre Temas Emergentes para brindar orientación oportuna al FASB sobre nuevos temas contables.
La SEC, una agencia del gobierno federal, tiene la autoridad legal para prescribir principios contables y prácticas de informes para todas las empresas que emiten valores que cotizan en bolsa. Sin embargo, la SEC rara vez ha utilizado esta autoridad, aunque ha intervenido o expresado sus puntos de vista sobre cuestiones contables de vez en cuando. La ley estadounidense requiere que las empresas sujetas a la jurisdicción de la SEC presenten informes a la SEC dando información detallada sobre sus operaciones. La SEC tiene amplios poderes para exigir la divulgación pública de manera justa y precisa en los estados financieros y para proteger a los inversores. La SEC establece principios contables con respecto a la información contenida en los informes que requiere de las empresas registradas. Estos informes incluyen: Formulario SX, una declaración de registro; Formulario 10-K, un informe anual; Formulario 10-Q, un informe trimestral de operaciones; Formulario SK, un informe que se utiliza para describir ‘eventos importantes que pueden afectar a la empresa; la dirección solicita el derecho a voto a través de poderes para los accionistas.
EL SISTEMA CONTABLE
Un sistema de contabilidad es un sistema de información gerencial. que es responsable de la recopilación y el procesamiento de datos útiles para los tomadores de decisiones en la planificación y el control de las actividades de una organización empresarial. El ciclo de procesamiento de datos de un sistema de contabilidad abarca la estructura total de cinco actividades asociadas con el seguimiento de la información financiera: recopilación o registro de datos; clasificación de datos; procesamiento (incluido el cálculo y resumen) de datos; mantenimiento o almacenamiento de resultados; y presentación de informes de resultados. El medio principal, pero no el único, por el cual estos resultados finales se difunden tanto a usuarios internos (en la empresa) como externos, como acreedores e inversores, es el estado financiero.
Los elementos de la contabilidad son los componentes básicos a partir de los cuales se construyen los estados financieros. De acuerdo con FASB, los elementos financieros principales que están directamente relacionados con la medición del desempeño y la posición financiera de una empresa comercial son los siguientes:
- Activos: beneficios económicos futuros probables obtenidos o controlados por una entidad en particular como resultado de transacciones o eventos pasados.
- Resultado integral: el cambio en el patrimonio (activos netos) de una entidad durante un período determinado como resultado de transacciones y otros eventos y circunstancias de fuentes ajenas al propietario. La utilidad integral incluye todos los cambios en el patrimonio durante un período, excepto los que resultan de inversiones de los propietarios y distribuciones a los propietarios.
- Distribuciones a los propietarios: disminuciones en el patrimonio (activos netos) de una empresa en particular como resultado de transferir activos, prestar servicios o incurrir en pasivos con los propietarios.
- Patrimonio: la participación residual en los activos de una entidad que quedan después de deducir los pasivos. En una entidad comercial, el capital social es la participación en la propiedad.
- Gastos: eventos que gastan activos o incurren en pasivos durante un período desde la entrega o provisión de bienes o servicios y la realización de otras actividades que constituyen la operación principal o central en curso de la entidad.
- Beneficios: incrementos en el patrimonio (activos netos) de transacciones periféricas o accesorias. Las ganancias también provienen de otras transacciones, eventos y circunstancias que afectan a la entidad durante un período, excepto aquellas que resultan de ingresos o inversiones de los propietarios. Las inversiones de los propietarios son aumentos en los activos netos que resultan de las transferencias de objetos de valor de otras entidades para obtener o aumentar la participación en la propiedad (o el patrimonio) en ellos.
- Pasivos: probables sacrificios futuros de beneficios económicos que surgen de las obligaciones presentes para transferir activos o prestar servicios a otras entidades en el futuro como resultado de transacciones o eventos pasados.
- Pérdidas: disminuciones en el patrimonio (activos netos) de transacciones periféricas o incidentales de una entidad y de todas las demás transacciones, eventos y circunstancias que afectan a la entidad durante un período. Las pérdidas no incluyen las caídas de capital que resultan de gastos o distribuciones a los propietarios.
- Ingresos: entradas u otras mejoras de activos, liquidación de pasivos o una combinación de ambos durante un período desde la entrega o producción de bienes, la prestación de servicios o la realización de otras actividades que constituyen las operaciones principales o centrales en curso de la entidad.
ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros son la forma más completa de comunicar información financiera sobre una empresa comercial. Una amplia gama de usuarios, desde inversores y acreedores hasta directores de presupuestos, utilizan los datos contenidos en los estados financieros para guiar sus acciones y decisiones comerciales. Los estados financieros generalmente constan de lo siguiente:
- Balance general (o estado de situación financiera): resume la situación financiera de una entidad contable en un momento particular representada por sus recursos económicos (activos), obligaciones económicas (pasivos) y patrimonio.
- Estado de resultados: resume los resultados de las operaciones durante un período determinado.
- Estado de flujo de efectivo: resume el impacto de los flujos de efectivo de una empresa en sus actividades operativas, financieras y de inversión durante un período determinado.
- Estado de ganancias retenidas: muestra los aumentos y disminuciones en las ganancias retenidas por la empresa durante un período determinado.
- Estado de cambios en el capital contable: revela los cambios en la cuenta separada del capital contable de una entidad, incluidas las inversiones por distribuciones a los propietarios durante el período.
Las notas a los estados financieros se consideran parte integral de un conjunto completo de estados financieros. Las notas suelen proporcionar información adicional al final del estado de cuenta y se refieren a cuestiones como la depreciación y los métodos de inventario utilizados en los estados, los detalles de la deuda a largo plazo , las pensiones, los arrendamientos, los impuestos sobre la renta , los pasivos contingentes, los métodos de consolidación y otros asuntos. Las políticas contables importantes generalmente se revelan como la nota inicial o como un resumen que precede a las notas a los estados financieros.
CONTABILIDAD DE PROFESIÓN
Hay dos tipos principales de contadores: contadores privados, que son empleados de una empresa comercial para realizar servicios de contabilidad exclusivamente para esa empresa, y contadores públicos, que funcionan como expertos independientes y prestan servicios de contabilidad para una amplia variedad de clientes. Algunos contadores públicos operan sus propios negocios, mientras que otros son empleados por firmas contables para atender las necesidades contables de los clientes de las firmas. Las firmas contables más grandes de Estados Unidos, comúnmente conocidas como las Cinco Grandes, son Arthur Andersen & Co., Deloitte and Touche, Ernst & Young, KPMG Peat Marwick y Price WaterhouseCoopers.
Un contador público certificado (CPA) es un contador que (1) ha cumplido con ciertos requisitos educativos y de experiencia establecidos por la ley estatal para la práctica de la contabilidad pública y (2) obtuvo una puntuación aceptable en un riguroso examen nacional de tres días. Estas personas obtienen la licencia para ejercer la contabilidad pública en un estado en particular. Estos requisitos de licencia son ampliamente reconocidos por mantener la integridad de la industria de servicios contables, pero en los últimos años este proceso de licencia ha generado críticas de legisladores y otros que favorecen la desregulación de la profesión. Algunos segmentos de la comunidad empresarial han expresado su preocupación de que la calidad de la contabilidad se vería afectada si se implementaran tales cambios.
La profesión contable estaba cambiando de otras formas a finales de la década de 1990. “La profesión contable se encuentra en una coyuntura crítica en su desarrollo con muchas de sus antiguas tradiciones siendo desafiadas por un lugar de trabajo y una fuerza laboral en evolución”, según Patricia M. Flynn, John D. Leeth y Elliott S. Levy en un artículo para CPA. Diario. “En los últimos años, la profesión ha experimentado un entorno laboral cambiante, caracterizado por una gama de servicios en expansión, costos crecientes, cambios tecnológicos, reestructuración organizacional y una mayor especialización”. Uno de los cambios más notables ha sido la gran afluencia de mujeres a la profesión tradicionalmente dominada por los hombres.
La AICPA es la organización profesional nacional de CPA, pero existen numerosas organizaciones dentro de la profesión contable para abordar las necesidades específicas de varios subgrupos de profesionales contables. Estos grupos van desde la Asociación Estadounidense de Contabilidad, una organización compuesta principalmente por educadores contables, hasta la Sociedad Estadounidense de Contadores Públicos Certificados de Mujeres.
ELEGIR UN CONTADOR
Los profesionales de la contabilidad juegan un papel importante en el éxito de todo tipo de negocios. Pero quizás sean más valiosos para nuevas empresas y pequeñas empresas. “Un buen contador es el asesor externo más importante que tiene el propietario de una pequeña empresa”, según la revista Entrepreneur Magazine Small Business Advisor. “Los servicios de un abogado y consultor son vitales durante períodos específicos en el desarrollo de una pequeña empresa o en tiempos de problemas, pero es el contador quien, de manera continua, tiene el mayor impacto en el éxito o fracaso final de una pequeños negocios.”
Si bien algunas pequeñas empresas pueden administrar sus necesidades contables sin el beneficio de personal contable interno o un equipo contable profesional, la mayoría opta por contar con la ayuda de profesionales contables. Hay muchos factores que los propietarios y gerentes de negocios deben considerar al buscar un contador, incluida la personalidad, los servicios prestados, la posición en la comunidad empresarial y los honorarios.
La naturaleza del negocio en cuestión también es una consideración al elegir un contador. Las empresas que no se espera que se expandan rápidamente tienen poca necesidad de una firma de contabilidad nacional, pero las empresas comerciales que requieren inversionistas o requieren una oferta pública de acciones pueden beneficiarse de la asociación con una firma de contabilidad respetada y establecida. Muchos propietarios de empresas en crecimiento seleccionan un contador entrevistando a varias firmas contables potenciales y solicitando propuestas que, idealmente, detallarán la experiencia de oferta pública de la empresa dentro de la industria, describirán a los contadores que manejarán la cuenta y estimarán las tarifas de auditoría y otros servicios propuestos.
Por supuesto, los propietarios y gerentes de negocios pueden facilitar mucho las cosas tanto para la empresa como para el contador al mantener registros contables adecuados durante todo el año. Los registros bien mantenidos y completos de activos, depreciación, ingresos y gastos, inventario y ganancias y pérdidas de capital son todos necesarios para que el contador concluya su trabajo; las brechas en el historial financiero de una empresa solo aumentan el tiempo del contador (y sus honorarios por los servicios prestados).
Muchas empresas, señaló Ian Duncan en CMA Magazine, ven la contabilidad principalmente como una “carga de papeleo. A menudo se delega en el contador externo de la empresa y está diseñada principalmente para cumplir con los requisitos de impuestos y presentación de informes gubernamentales”. Pero Duncan y muchos otros sostienen que las empresas deben reconocer que la información contable puede ser un componente valioso de los sistemas de gestión y toma de decisiones de una empresa , ya que los datos financieros proporcionan el indicador final del fracaso o el éxito de la dirección estratégica y filosófica de una empresa.