Balances

El balance, también conocido como estado de situación financiera, es una instantánea de la situación financiera de una empresa en un solo momento. Presenta una lista resumida de los activos, pasivos y capital de los propietarios de una empresa. El balance general se elabora a partir del último día del ejercicio económico. Por tanto, corresponde al final del período de tiempo cubierto por la cuenta de resultados.

Para comprender el balance, su propósito y su contenido, es necesario examinar varios conceptos contables. En primer lugar, el balance general representa la ecuación contable de una empresa. La ecuación contable es una expresión matemática que establece lo siguiente:
Activos = Pasivos + Patrimonio de los propietarios

Dicho de manera más completa, esto significa que el total en dólares de los activos es igual al total en dólares de los pasivos más el total en dólares del patrimonio de los propietarios. El balance general presenta los recursos de una empresa (es decir, activos o cualquier cosa que la empresa posea que tenga valor monetario) y el origen o fuente de estos recursos (es decir, mediante préstamos o contribuciones de los propietarios). Al expresar la misma cantidad en dólares dos veces (una vez como el total en dólares de los activos, luego como el total en dólares de dónde provienen los activos o quién tiene una participación accionaria en ellos), vemos que las dos cantidades deben ser iguales o equilibrar a cualquier momento dado.

Una observación interesante sobre el balance es la valoración a la que se presentan los activos. La persona promedio supondría que los activos enumerados en el balance general se mostrarían a sus valores de mercado actuales. En realidad, los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que la mayoría de los activos se registren y revelen a su costo histórico, o el monto original que la empresa pagó para obtener la propiedad o el control de los activos. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, el valor actual de ciertos activos se alejará cada vez más de su costo histórico. En un intento por presentar información útil, los estados financieros muestran algunos activos (para los cuales existe un valor de mercado definido) a su valor de mercado actual. Cuando no existe un valor de mercado específico, se utilizan valores históricos. Seguirá una discusión más amplia de este concepto.

Un ejemplo sencillo de un balance general aparece en la Tabla 1.

ACTIVOS

Como categoría, los activos incluyen activos corrientes, activos fijos o de largo plazo, propiedades, activos intangibles y otros activos.

ACTIVOS CIRCULANTES.

Los activos pueden verse como recursos controlados o propiedad de la empresa, de los cuales la organización espera obtener un beneficio futuro. Ejemplos de activos para una empresa típica incluyen efectivo, cuentas por cobrar de clientes, inventario para vender, terrenos y edificios. Para que el balance general sea más legible, los activos se agrupan en función de características similares y se presentan en totales, en lugar de como una larga lista de componentes menores.

La primera agrupación de activos son los activos corrientes. Los activos corrientes consisten en efectivo, así como otros activos que probablemente se convertirán en efectivo o se utilizarán dentro de un año. El horizonte de un año es el tema crucial para clasificar los activos como corrientes. La preocupación es

ActivosPasivos y patrimonio neto
Activos circulantes600.000Pasivo circulante280.000
Activos fijos90.000Deuda a largo plazo500.000
Propiedad800 000Capital del propietario900.000
Activos intangibles50.000
Otros activos140.000
LOS ACTIVOS TOTALES1,680,000TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO PROPIETARIO1,680,000

Activos presentes que proporcionarán liquidez en un futuro próximo. Los activos corrientes deben figurar en el balance general en el orden de mayor liquidez a menor liquidez. Por lo tanto, la lista de activos corrientes comienza con efectivo. El efectivo incluye el dinero disponible en cuentas corrientes y cualquier efectivo disponible en el negocio que se puede usar de inmediato según sea necesario. Los fondos en efectivo o las inversiones temporales que tengan restricciones en sus retiros, o que se hayan configurado para gastarse más de un año, no deben incluirse en el activo corriente.

Las inversiones temporales conocidas como valores comerciales son inversiones a corto plazo que una empresa tiene la intención de negociar activamente con fines de lucro. Estos tipos de inversiones, comunes a los estados financieros de las compañías de seguros y los bancos, se muestran en el balance a su valor de mercado actual a la fecha del balance. Cualquier aumento o disminución en el valor de mercado desde el balance anterior se incluye en el cálculo de la utilidad neta en el estado de resultados.

La siguiente categoría en la lista de activos corrientes son las cuentas por cobrar, que incluyen los fondos que se cobrarán dentro de un año a partir de la fecha del balance. Las cuentas por cobrar representan los montos históricos adeudados a la empresa por los clientes como resultado de las operaciones comerciales regulares. Muchas empresas no pueden cobrar todas las cuentas por cobrar de los clientes. Para revelar el monto total de las cuentas por cobrar que se estima cobrar, las empresas deducen lo que se conoce como contracuenta. Una contra cuenta tiene el saldo opuesto de la cuenta de la que se resta. El título específico de la cuenta puede ser “reserva para cuentas incobrables” o “reserva para deudas incobrables”, y su saldo representa la parte del total de cuentas por cobrar que probablemente no se cobrará. El gasto relacionado con esto se muestra en el estado de resultados como gasto por insolvencia. El monto neto de las cuentas por cobrar que se muestran se denomina valor en libros. Otras cuentas por cobrar que se incluyen comúnmente en el balance general son documentos por cobrar (con vencimiento dentro de un año) e intereses por cobrar.

El inventario se muestra a continuación en la sección de activos actuales del balance. Si la empresa es minorista o mayorista, este activo representa bienes que una empresa ha comprado para revenderlos a sus clientes. Si la empresa es un fabricante, tendrá hasta tres cuentas de inventario diferentes según el grado en que se hayan completado los bienes. Inventario clasificado como materia prima representa los componentes básicos que entran en la fabricación del producto terminado. Para un fabricante de tractores, las materias primas incluirían el motor, el bastidor, los neumáticos y otras partes importantes que se pueden rastrear directamente hasta el producto terminado. El segundo tipo de inventario para un fabricante serían los bienes en proceso. Como su nombre lo indica, esta categoría representa productos que se han iniciado pero que no se han completado por completo. Una vez que se completan las mercancías, se incluyen en la clasificación de inventario final conocida como productos terminados. El valor asignado al inventario es su precio de mercado actual o su costo para el fabricante, el que sea menor. Este es un intento conservador de mostrar el inventario a su costo original, o a su valor de mercado más bajo si ha disminuido en valor desde que fue comprado o fabricado.

El último grupo en la sección de activos corrientes del balance son los gastos pagados por anticipado. Este grupo incluye pagos anticipados para artículos tales como suministros de oficina, gastos de envío y seguros para el próximo año. El total de estos artículos se muestra al costo histórico.

ACTIVOS FIJOS O A LARGO PLAZO.

Estos activos difieren de los enumerados en activos corrientes porque no están destinados a la venta durante el año siguiente a la fecha del balance; es decir, se llevarán a cabo durante más de un año en el futuro. Dichas inversiones en activos se clasifican en el rubro de mantenidas hasta el vencimiento para inversiones en instrumentos de deuda, como bonos corporativos o gubernamentales, y están disponibles para la venta para inversiones en instrumentos de capital (acciones) de otras empresas o títulos de deuda que no se mantendrán hasta su vencimiento. Las inversiones mantenidas hasta el vencimiento se exponen en el balance por su valor en libros. El valor en libros es inicialmente igual al costo histórico de la inversión; este monto se ajusta en cada período contable para que, al vencimiento de la inversión, su valor en libros sea igual a su valor al vencimiento. Estos ajustes se incluyen en el cálculo de los ingresos de cada período contable. Las inversiones disponibles para la venta se ajustan al valor de mercado al final de cada período contable, y estos ajustes se incluyen en el cálculo del patrimonio neto.

PROPIEDAD.

A veces se enumeran bajo el título ampliado de propiedades, planta y equipo, esta sección del balance general incluye activos tangibles a largo plazo que se utilizan en la operación del negocio. Estos activos tienen una vida útil a largo plazo e incluyen cosas como terrenos, edificios, equipos de fábrica y de oficina y computadoras. La tierra aparece en primer lugar porque tiene una vida ilimitada y se muestra a su costo histórico. Los demás activos, como edificios y equipos, se muestran a su valor en libros. El valor en libros es el costo original del activo reducido por su depreciación total desde que fue puesto en servicio por una empresa. Este monto neto se denomina frecuentemente valor neto contable y representa el costo restante del activo que se depreciará durante la vida útil restante del activo.

Se utilizan varios métodos para calcular la depreciación (por ejemplo, línea recta y acelerada), y cada uno usa una fórmula matemática para determinar la parte del costo original del activo que está asociada con las operaciones del año actual. Tenga en cuenta que la depreciación no es un intento de reducir un activo de larga duración a su valor de mercado. Los contadores utilizan el valor de mercado en el balance general cuando está disponible y se requiere para su uso según los principios de contabilidad generalmente aceptados. Sin embargo, en el caso de muchos elementos inmobiliarios, es posible que no se disponga de una estimación imparcial del valor de mercado. Como resultado, los contadores utilizan el costo histórico del activo, reducido por la depreciación tomada hasta la fecha, como una indicación de su potencial de servicio útil restante.

ACTIVOS INTANGIBLES.

Algunos activos de larga duración de una empresa representan derechos legales o protecciones de propiedad intelectual que son intangibles por naturaleza. Ejemplos de este tipo de activo incluyen las patentes, los derechos de autor y las marcas comerciales de una empresa. Cada uno de estos activos tiene una vida legalmente especificada y vence al final de ese período, aunque algunos pueden renovarse. Los contadores intentan medir esta disminución en la utilidad amortizando los costos históricos de estos activos. Este concepto es el mismo que registrar la depreciación de los elementos de propiedad tangible discutidos anteriormente.

Un tipo especial de activo intangible se conoce como fondo de comercio. El fondo de comercio se adquiere cuando una empresa compra otra empresa y paga más que el valor de mercado estimado de los activos netos que posee la empresa comprada. La empresa compradora puede hacer esto por varias razones, pero a menudo es necesario para alentar a los propietarios anteriores a vender y garantizar que la adquisición sea exitosa. La diferencia entre el precio de compra y el valor de mercado de los activos también se puede atribuir a factores intangibles en el éxito de la empresa comprada, como los procesos patentados o las relaciones con los clientes. Al igual que otros activos intangibles, el costo histórico del fondo de comercio se amortiza en sus años futuros. Las reglas contables establecen una vida máxima de 40 años para el fondo de comercio, pero esta regla se reducirá a 20 años en el futuro.

OTROS ACTIVOS.

Esta sección final que cubre la divulgación de activos en el balance general es una categoría miscelánea que incluye cualquier activo de larga duración que no encaja en ninguna de las categorías definidas anteriormente. Esta categoría puede incluir activos tales como cuentas por cobrar de larga duración (de clientes o empresas relacionadas) y primas de seguro prepagas de larga duración (las que se pagan por la cobertura más allá del año siguiente a partir de la fecha del balance). Otro ejemplo es un cargo diferido (como un activo por impuestos diferidos), o un monto que se ha pagado por adelantado con base en principios de contabilidad generalmente aceptados y tiene un beneficio futuro para la empresa.

PASIVO

Los pasivos incluyen pasivos corrientes, así como deuda a largo plazo.

PASIVO CIRCULANTE.

Los pasivos corrientes son deudas que vencen dentro del año siguiente a la fecha del balance. Estas deudas generalmente requieren pagos en efectivo a otra entidad y, a menudo, tienen la palabra “pagadero” como parte de su nombre. Las cuentas por pagar son cantidades adeudadas a los proveedores por una empresa que ha comprado inventario o suministros a crédito. Los intereses a pagar representa los intereses que se han acumulado sobre documentos por pagar u otras cuentas por pagar que devengan intereses desde que una empresa realizó el último pago; este tipo de pago podría incluirse en un grupo general conocido como gastos devengados. Otros pasivos corrientes incluyen pagos de garantía estimados, impuestos por pagar y la porción del año actual de la deuda a largo plazo que vence dentro de un año a partir de la fecha del balance.

DEUDA A LARGO PLAZO.

Las deudas a largo plazo son aquellas que vencen más de un año después de la fecha del balance. Incluyen bonos por pagar, hipotecas por pagar y pagarés a largo plazo, todos los cuales tienen una fecha de vencimiento específica. Impuestos sobre la renta diferidos por pagar también se podría divulgar en esta categoría. El último elemento es bastante técnico y controvertido; surge cuando las reglas contables utilizadas en la preparación de los estados financieros para informar a los propietarios difieren de las reglas utilizadas en las declaraciones de impuestos sobre la renta para las autoridades fiscales. Los impuestos sobre la renta diferidos por pagar normalmente resultan de un elemento que se deduce en la declaración de impuestos sobre la renta (según lo permitido por las normas fiscales) antes de que se declare como un gasto en el estado de resultados (según lo permitan los principios contables generalmente aceptados). Cuando estas diferencias temporales se invierten en años futuros, la categoría de impuestos a la renta diferidos por pagar se elimina a medida que se realiza el pago real a las autoridades fiscales.

CAPITAL DEL PROPIETARIO

Esta última sección del balance es una de las más difíciles de comprender. Se conoce como capital contable para una corporación y consta de varias subdivisiones posibles: capital pagado, ajustes por cambios en el valor de ciertas inversiones en acciones de otras compañías y ganancias retenidas. La sección de capital pagado revela la inversión realizada en la corporación por los accionistas-propietarios. Incluirá el monto pagado a la corporación por los accionistas por diferentes tipos de instrumentos de capital que han sido emitidos por la corporación, tales como acciones preferentes y acciones ordinarias. El capital pagado generalmente se divide en dos partes: el valor nominal de las acciones y el monto pagado en exceso del valor nominal, como lo requieren los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los ajustes por cambios en el valor de mercado de las inversiones disponibles para la venta en otras empresas se muestran como un componente del patrimonio neto. Estos ajustes también se reportan en el resultado integral, porque reflejan un cambio en el capital contable que no forma parte de la utilidad neta. Los cambios en el valor de los valores negociables, que son inversiones a corto plazo, se incluyen en el cálculo de la utilidad neta, mientras que los cambios en el valor de los valores disponibles para la venta se informan únicamente en el capital contable y en el estado de resultados integrales.

La última categoría que generalmente se encuentra bajo el título de capital de los propietarios son las ganancias retenidas. Esta cantidad representa cualquier ganancia (o la diferencia entre el ingreso neto total y la pérdida neta) desde el inicio del negocio que no se haya pagado a los accionistas como dividendos.

Volviendo a la ecuación contable antes mencionada, el usuario de los estados financieros puede comprender mejor que el patrimonio de los propietarios es el monto de equilibrio. Si los activos se consideran recursos de una empresa, deben ser iguales a las “fuentes” de las que provienen. Las fuentes de los activos son los acreedores de una empresa (como se ve en el total de los pasivos) y sus propietarios (como se ve en el total del capital social). Como tal, las ganancias retenidas no representan un fondo de efectivo; en cambio, representa la parte de cada activo que es propiedad de los accionistas. La parte restante de cada activo se debe a los acreedores en forma de pasivos.

Es importante tener en cuenta que el balance general no presenta el valor de mercado de una empresa. Si bien algunos activos se presentan a valor de mercado, otros no se pueden revelar a valor de mercado porque no existe tal valor de mercado específico. Los cambios en el valor de los activos que deben ajustarse al valor de mercado para cada balance general se incluyen en la utilidad neta o en la utilidad integral, según la naturaleza del activo y el propósito por el cual la administración eligió adquirirlo.

Otra consideración importante sobre el balance general es la forma en que tanto los activos como los pasivos se separan en grupos corrientes y no corrientes. Si bien no todas las empresas tendrán todas las clasificaciones mencionadas anteriormente, todas tendrán elementos actuales y no actuales. Esta separación permite al usuario del balance comparar las necesidades de liquidez y los recursos actuales de una empresa con su estado de solvencia a largo plazo.

En conclusión, los balances son una herramienta importante para ayudar a los gerentes, prestamistas e inversores a analizar el estado y las capacidades financieras de una empresa. Son particularmente útiles para ayudar a identificar tendencias en las áreas de cuentas por pagar y por cobrar. Sin embargo, es fundamental recordar que el documento solo presenta la situación financiera de una empresa en un momento determinado. No proporciona ninguna información sobre las decisiones pasadas que ayudaron a la empresa a llegar a ese punto, ni sobre la dirección futura o el potencial de éxito de la empresa. Por esta razón, el balance general debe considerarse junto con otros estados financieros requeridos, así como datos históricos, al evaluar el desempeño de una empresa.

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